Пример Гантовог графикона. Кључни елементи Гантовог дијаграма

Израда Гантт дијаграма је стандардна процедура за менаџере пројеката. Помоћу овог алата можете визуализирати трајање различитих процеса. Уска специјализација ове табеле, међутим, не искључује могућност њене употребе у личном управљању временом. На пример, Гантов дијаграм вам омогућава да планирате задатке у календарској мрежи за следећи период.

Како изгледа Гантов дијаграм

Графикон, или Гантов дијаграм, како се још назива, састоји се од две скале: временске скале и скале задатака. Сваки задатак је представљен као правоугаоник, чија се дужина мери у наведеним временским јединицама. Дакле, могуће је пратити који пројекти или задаци морају бити завршени иу којем временском оквиру. Из дијаграма такође постаје јасно које пројекте треба изводити паралелно или серијски.

Познато је да визуелне информације особа доживљава много брже, можда је зато Гантов дијаграм постао толико популаран. Много је лакше представити листу задатака у виду временске линије, као и лако распоредити задатке међу запосленима.

Ко је смислио Гантов дијаграм

Није познато колико је трајао развој Гантовог дијаграма, али га је научник Хенри Гант увео у употребу 1910. године када је било потребно водити групу инжењера у изградњи бродова. Након око 80 година коришћења дијаграма, додани су односи између задатака:

• операција 2 не може започети раније од операције 1;
• операција 2 не може да почне док се не заврши операција 1;
• операција 2 не може да се заврши пре почетка рада 1;
• операција 2 не може завршити касније од операције 1.

Примјер Гантовог графикона, посебно његове временске везе између задатака, може послужити као обична кухања. Јаја не можете пржити док се не љушти из љуске, па је немогуће кухати тестенину док вода не заври. Дакле, захваљујући Гантовом дијаграму, може се представити не само списак задатака, већ и скуп међусобно повезаних делова пројекта.

Још давне 1896. пољски економиста Карол Адаметски развио је визуалну методу за мапирање производних процеса, али научник није превео свој рад на енглески, тако да се његова идеја није проширила на енглески језик. Тако је, иако је Адаметски први изумио дијаграм, назван по научнику Хенрију Ганту. Али дијаграм се такође може назвати графом Адаметски, што није грешка.

Табела недостатака

Упркос чињеници да дијаграм испуњава задатак визуализације, вреди поменути низ његових недостатака:

• нефлексибилност;
• овисност;
• загушења.

Погледајмо детаљније сваки недостатак Гантовог дијаграма. Пример када предност постаје недостатак јесте визуализација превише задатака. Као резултат тога, дијаграм постаје преоптерећен, његов главни циљ је изгубљен - приказати информације у приступачном облику.

Стварност често мења планове менаџера у управљању пројектима, мијења се број задатака или фундаментална структура система, што захтијева одређене ревизије у примарном дијаграму. Често је једино решење да поново исцртате графикон.

Пројекат је комплексан систем са специфичним скупом задатака и временском линијом, а постоји и веза између свих елемената. Али како направити Гантов дијаграм погодан за демонстрацију односа између задатака? Решење је било додавање готовог графикона са вертикалним линијама са објашњењима, али то озбиљно компликује првобитно лак алат.

Како и где направити Гантов дијаграм

Ако не постоје специјализовани програми за управљање пројектима, лако и брзо можете изградити Гант графикон у Екцелу.

Прво треба да проверите да ли је тражени графикон у Екцелу:

1. У главном менију на картици "Инсерт", кликните на дугме "Цхарт".
2. У менију који се појави изаберите фолдер "Темплатес".
3. Изаберите са листе сачуваних шаблона "Гантт Цхарт" и унесите потребне податке.

Ако не постоји такав шаблон у унапред инсталираној верзији канцеларијског програма, може се преузети са званичног Мицрософт Оффице веб сајта. Потребан алат је веома лако пронаћи у одељку „Предлошци“, онда морате да изаберете пододељак „Документи и извештавање“, а пуни назив шаблона је „Планер пројекта на Гантовом дијаграму“. У програму Екцел, наведени алат лако може да замени плаћене специјализоване програме.

Да ли Ганттов дијаграм користи или штети пројектима?

Задаци Гантовог дијаграма укључују контролу прецизне имплементације услова сваког пројектног задатка, док менаџер може пратити у којој фази је сваки запосленик одељења, колико је времена потребно за завршетак пројекта у цјелини.

Ако руководилац пројекта не обрати пажњу на квалитет производа, већ само одговара роковима, онда се рад једноставно претвара у трку са препрекама. У таквој ситуацији постоји ризик од губитка потребних идеја и квалитетног материјала како би се ускладили са потребним временским периодима.

Главна грешка руководилаца пројекта је да сагледају рад запослених путем сета вишебојних правоугаоника у Ганттовом дијаграму. Да би се завршио један од процеса пројекта, број нацрта, одобрења и других докумената прелази разумни број. Људски фактор је присутан у свакој фази рада, тако да Гантов дијаграм, који у теорији треба да повећа ефикасност одељења, може изазвати критичну штету самом пројекту.

Идеалан креативни пројекат уз помоћ Гантовог дијаграма и не само

Пример Гантовог дијаграма у акцији је планирање креативног пројекта. Главни задатак у првој фази је да се опишу пословни проблеми које ће пројекат ријешити, како би се успоставио кључни концепт. Затим се утврђује листа циљева и средњих резултата у обављању посла. У овој фази креира се нацрт будућег Гантовог дијаграма.

Сваки посредни циљ пројекта треба да има временске карактеристике и квалитативне карактеристике, тако да се техничким задацима и критеријумима за прихватање готовог производа прилаже готов дијаграм. Ово се може урадити помоћу додатака листовима на графикону, који ће бити листа веза до Гоогле докумената. Дакле, упознавање са дијаграмом ће омогућити не само процену потребног временског оквира, већ и вођење успешне дискусије о специфичном садржају сваког под-циља.

Како спречити кашњења у испоруци пројекта користећи Гантов дијаграм

Поред контроле временског распореда рада користећи Гантов дијаграм у управљању пројектом треба осигурати средње резултате. Свако зна термин "рок", односно рок у коме треба да прође рад. Ганттов дијаграм је пример листе рокова за неколико задатака који се на крају морају трансформисати у готов производ.

Готово је немогуће унапријед унапријед испланирати могући проблем приликом израде пројекта, стога је вриједно увести „редлине“ у колективни рад. Овај термин се често не користи од стране менаџера, али има огроман утицај на успјешан завршетак пројекта. Редлине - ово је лажни рок, тј. Ранији рок за рад који је именовао шеф. Редлине вам омогућава да проверите спремност запосленог или одељења, извршите потребне измене и довршите пројекат тачно у наведеном року.

Присуство посредне контроле увелико олакшава рад пројектног менаџера, јер омогућава постизање жељеног квалитета, без стављања на уштрб рокова за испоруку производа купцу.

Како ручно креирати нацрт графикона

Много је прикладније да се у компјутерском програму састави Гантов дијаграм, али ако постане неопходно детаљно представити суштину и време пројекта, онда се на папиру може нацртати импровизовани бар-график.

Прва ствар која треба да се уради је да се наведу сви делови пројекта и да се одреде временски периоди потребни за њихову имплементацију. Такви подаци су прикладно представљени у нумерисаној табели.

Други корак - морате нацртати двоструки координатни систем, хоризонтално ће се поставити временске линије (у данима, тједнима или мјесецима, овисно о сложености пројекта). Вертикално, морате уредити бројеве или кратка имена дијелова пројекта.

Даљи процес креирања графикона је само за пренос табеларних података у координатни систем. Имајући готов Гантов дијаграм и приближно трајање имплементације цијелог пројекта, можете идентифицирати процесе који се могу оптимизирати.

Закључак

Планирање и Ганттови дијаграми су неодвојиви концепти у савременој пракси. Заправо, дијаграм је постао главни алат за менаџере за управљање пројектима, многи менаџери су били фиксирани на јасно контролисање резултата на скалама дијаграма.

Гантов дијаграм увелико олакшава процес контроле над пројектом, али и ограничава могућности за квалитативни развој, јер је то само списак рокова, а не конкретни резултати.

Хенри Гант је измислио свој дијаграм како би побољшао ефикасност производних предузећа, али коришћење овог алата у креативним пројектима захтева од менаџера да допуни и прошири могућности дијаграма на све могуће начине.