Како исправно шивати документе у папирологији, у архиви, за порез?

Многи предузетници, секретари и рачуновође, посебно почетници, имају питање: "Како шивати документе?" Изгледа да је у овоме тешко? Међутим, није тако једноставно. Документи се достављају регулаторним органима или се похрањују у архиву и стога се морају извршити у складу са свим правилима и прописима. Погледајмо детаљно нијансе ове теме.

Методичке препоруке за канцеларијски рад

Управљање документима је сложен процес у смислу документације. Ово се односи и на пословне документе фирмвера. Не можете само спаковати чопор и шивати. Врло често се документи враћају управо зато што су датотеке погрешно уређене.

Да бисте разумели како да правилно убаците документе у папирологију, треба да се упознате са методолошким препорукама. Њих одобрава Росарцхив (12/23/09).

Зашто шивати документе?

Пре него што смислимо како да правилно закрпимо документе, размотрићемо зашто је, у ствари, потребно. Не знају сви зашто се то ради. Међутим, постоји много организација у којима се документи прихватају само у исправном, исправном облику. На примјер, приликом подношења у архиву, за учешће на тендерима, приликом подношења докумената у порезу, итд.

Желимо да нагласимо да о томе нема јасних упутстава. Међутим, постоје прописи који уређују поступак регистрације документације. Сматра се да би апсолутно сви папири требали бити ушивени ако су њихови волумени више од једног листа. Ово важи и за копије, на пример, документе о правним лицима (на копијама нема печата компаније). Поред тога, спајани листови су нумерисани. Арапски бројеви. Стављају се у горњи десни угао. За документе фирмваре-а биће вам потребан посебан конац-конопац, шило, игла. На полеђини последњег листа, обавезно се ставља белешка сведока, која садржи информације о броју страница. Потписује га руководилац и обавезно печат предузећа.

Цовер десигн

Правилно припремање докумената, треба да водите рачуна о поклопцу. Најчешће је то картон. Осим тога, може бити намијењен за дугорочно кориштење, стандардно (А4 формат) и нестандардно.

Поклопци су направљени од дебелог картона у случајевима када је првобитно планирано дуготрајно складиштење папира (преко двадесет пет година). А за подношење у државну архиву биће погодна и једноставнија опција.

Листа докумената

Пре спајања докумената, морате правилно уредити све у самом кућишту, тако да га не морате убијати у будућности. На крају крајева, може садржати више од једног пакета радова. У овом случају, сваки сет мора да се ушије одвојено и садржи јасне информације о називу фасцикле, датуму пописа, листи свих листова, пуно име и презиме. одговорна особа. Сам инвентар није нумерисан.

Како су листови исправно нумерисани

Да бисте исправно означили листове, требали бисте знати нека правила:

1. Бројеви су додељени листовима, али не и страницама. Запамти ово.
2. Инвентар није нумерисан.
3. Ако међу папирима постоје слова, коверте су нумерисане на почетку, а тек онда наизменично сваки лист.
4. Бројеви листова се налазе у углу изнад (десни горњи угао) једноставном оловком. Они користе арапске бројеве.
5. Ако случај садржи више од једног волумена, онда се сваки од њих нумерише одвојено.
6. Ако се у унутрашњости налазе документи са сопственим бројевима, онда они ипак морају да прођу кроз заједничко нумерисање.
7. Листови великог формата (А2, А3) се отварају и серијски број се ставља у горњи кут. Они су само обрубљени у једној ивици.
8. Ако лист садржи потпуно залијепљене фрагменте, онда има само један број, а испод је потребно ручно написати читаву листу љепљених чекова, изјава.
9. Ако је фотографија, чекови су приложени на лист са само једном страном, у овом случају, сваки од њих ће имати свој број.
10. Карте, цртежи и фотографије су такође нумерисани.
11. Шеме и мапе које су спојене из више листова имају један број, али у општем попису се наводи колико је листова сачињено.

Да ли су дозвољене грешке у нумерисању?

Пре спајања докумената са нитима, боље је да се уверите да је све уредно украшено. Посебно проверите да ли све странице садрже тачне бројеве. У случају мањих грешака (нпр. Пропуштање листова) дозвољено је нумерисање слова, али само уз сагласност архивских радника. То значи да сви листови остају без исправки, а на онима који су пропустили, стављају се бројке (претходног листа) и писмо.

Ако постоје велике грешке, онда морате да поновите посао у потпуности. За то вам је потребна једноставна оловка, тако да можете избрисати нетачне информације. Али чак и ако сте користили оловку, није важно. Стари бројеви су уредно прецртани, а нови су поред њега. У овом случају се мијења и исказ свједока. Она, наравно, није повучена из случаја. Само инвестирам ново.

Како правилно шивати документе?

Ако сте припремили све документе и сигурни сте у исправност свих инвестиција, можете прећи на следећи корак. Прошивајте листове само специјалним нитима (које се називају и банковни конопац) и иглом. И како шивати документе у папирологији? Погледајмо детаљно како се то ради, корак по корак.

Потребно је да случај уредите тако да се касније може прочитати. Дакле, на левој страни, на удаљености од једног и по центиметра од ивице, три рупе пробијају шило, једну испод друге. Средња рупа треба да се налази тачно у средини, а друга два треба да се налазе три центиметра од ње.

Ако је материја мала, онда је згодније користити бушење рупа. А за тешке количине је боље узети шило. Врло често се прва и посљедња страница погоршавају. Зато је боље узети и залијепити траке од картона на мјестима пробијања на којима ће се одржавати конопац. Боље је припремити конац унапред, пре спајања докумената. Не чините то јако дуго, јер се може збунити. Седамдесет центиметара би требало да буде довољно.

Да бисмо поједноставили објашњење, хајде да бројимо рупе. Нека горња страна буде под бројем 1, средња - 2, а доња - 3. Дакле, ми почињемо да шијемо са задње стране кућишта продужавањем игле кроз рупу 2 (један крај жице је остављен иза фасцикле) на предњој страни, затим пролазимо иглу кроз отвор 1, поново навој повући на супротну страну. Када се слободни крај врпце и игла налазе у задњем делу фасцикле, онда кроз рупу три морате поново да се померите на предњу страну, а затим поново на задњу страну кроз 2 рупе. Ево како се спајају документи у архиву.

Ствар је, како кажу, готова. Папир је прошивен. Сада морате везати конопац на чвору (назад). Чвор мора бити довољно уске и добро се уклапати на задњу страницу, јер ће морати да се поправи са свједокињом постављеном на љепило. Врхови жичане врпце треба да буду слободно од лијепљеног папира.

Потврђујемо документе са потписом

Како шивати документе, наизглед схватио. Сада остаје да потврдите фајл потписом. Она се, успут, зове и сведок. То је учињено на посебном листу и залијепљено на полеђини задње странице. Напомена мора садржавати информације о броју спајаних папира, са назнаком карактеристика (можда је то доступност референци, фотографија, цртежа, цртежа).

Писмо свједока потписује директно директор или његов замјеник, који указује на свој положај. Сама нота је пажљиво залијепљена за конопац, којим смо причврстили случај. Печат предузећа се налази на врху. Али постоји једна нијанса. Печат треба да буде делимично на белешци, а делом на листу предмета. Ово је веома важна ствар. А о њему треба запамтити.

Ми смо постепено разматрали како се шиве документи. Фотографије представљене у чланку ће јасније демонстрирати процес.

Постоје ли разлике у папирологији за порезе?

Ми нисмо без разлога жељели посветити посебну пажњу папирологији за порез. Познавање нијанси и посебности ће омогућити да се избегну неки проблеми, наиме, проблеми код контролних лица. Немар у овом случају може довести до непотребних потраживања.

Много је таквих случајева када се предмети враћају, мотивирајући их неадекватним дизајном. Ни за шта није Министарство финансија Руске Федерације дало посебно објашњење (писмо бр. 03-02 од 29. октобра 2015. године) о исправности достављања шиваних докумената, као и њихове копије у папирној форми.

Желео бих да вас подсетим да током инспекције порески орган има право да захтева копије докумената на папиру који морају бити оверени. Министарство финансија појашњава да је копија копија која у потпуности репродукује оригинал. Сертификована је само опција на којој постоје сви детаљи који дају папиру правну снагу. У овом случају, Канцеларија даје препоруке о томе како исправно везати документе и њихове копије. Чак су и фотокопије убачене. И није прихваћен ни на који други начин.

Како се шиве документи за порез?

Претпоставља се да подношење не треба бити превелико, не више од сто педесет листова. Бројеви листова су потребни само арапским бројевима (солид), почевши од првог. Сви листови су ушивени у два или четири убода посебним навојем. Крајеви овог конца треба да се протежу до задње стране задње странице и тамо су повезани јаким чвором.

Препоруке се дају не само о томе како се спајају документи, већ и како издавати папирнату налепницу на полеђини. Требало би да затвори место фирмвера и самог чвора. Димензије наљепница не прелазе четрдесет педесет милиметара. Он садржи потпис сведока који означава број нумерисаних страница. Све то потписује шеф организације или други представник који има таква овлашћења. Даље, печат предузећа се ставља на такав начин да обухвата и налепницу и потпис са пуним именом. лице које је овјерило документе.

Канцеларија недвосмислено наглашава да је приликом израде досијеа неопходно осигурати сигурност и интегритет оригинала и њихових копија. Везани документи се дају порезу са пропратним писмом. Означава основу за подношење датотека, њихов број, број листова у свакој од њих.

Анализирали смо препоруке Министарства финансија о томе како се документи шиве када се доставе регулаторним органима. Као што видите, принципи су исти, али постоје мале нијансе.

Уместо поговора

У нашем чланку смо разговарали о томе како исправно везати документе у архиву, за порезе или само за папирологију. Има много контроверзи у том погледу, јер не постоји јединствени стандард. Али ако направите подношење новина и докумената само за чување у канцеларији за одређено вријеме не улажете много труда, онда је потребно третирати шавове и папире за подношење контролним властима уз пуну одговорност како би се избјегли проблеми. Генерално се сматра да је архивирање најпоузданији начин складиштења пословних папира, јер их је теже мијењати или кривотворити. Надамо се да ће вам наше информације бити корисне.