Секретар-асистент: опис послова, дужности и одговорности

Секретар-референт - један од најчешћих радних места у канцеларији. Свака компанија захтева особу која зна како да пошаље факс, исправи извештаје, организује састанке и распоред власти. У вези са бројним одговорностима, пре него што се пријавите за посао, потребно је да сазнате који је опис радног места помоћника секретара.

Ко је секретарица рецепционара?

Секретар - неопходан помоћник у било којој канцеларији. Овај пост укључује службеника, особног асистента и рецепционара. Секретар-саветник се бави управљањем документацијом компаније, прати складиштење и коришћење докумената. Како се појавила та професија?

Настао је током активног реформског рада Петра Великог, који је увео такав појам као "секретаријат". Испрва, управо су се службеници бавили бројањем и нумерирањем долазних писама. Почетком двадесетог века, занимање секретара је постало широко распрострањено, а до 1875. било је могуће добити специјалне курсеве за дактилографе у многим великим градовима Европе и Америке. Изумом писаће машине 1880. године, професија је постепено добила женско лице. До краја Првог светског рата било је готово немогуће наћи мушку секретарицу. У то време, то је била једна од ретких професија за жене. Најамбициознији од њих завршили су курсеве и запослили се у фирмама и канцеларијама широм света. Они су били поштовани и њихов рад је био добро плаћен. Позиција помоћника секретара била је један од првих корака ка еманципацији жена.

Данас је професија већ изгубила свој некадашњи престиж, али је потражња за канцеларијским радницима и даље висока. Најновији су удаљени секретари, чије присуство није нужно ни у канцеларији. Услуге онлине асистената користе многе онлине платформе које треба да подрже комуникацију са клијентима.

Одговорности помоћника секретара

Постоји много шала и изрека о секретарицама међу људима. Али упркос њиховој лошој репутацији, одговорности за посао Секретар-помоћник. Ако желите да радите у овој специјалности, онда нећете радити без дисциплине, одговорности и одређеног знања. Која је одговорност таквог запосленог?

• Чување записа: на раменима жена пада тежак задатак да савјесно проверава све папире и држи их у реду. Помоћ може бити потребна за све запослене у компанији, и, у правилу, у великим фирмама, неколико људи се запошљава на мјесто помоћника секретара.
• Организација састанака, путовања, састанака: секретар мора увијек бити свјестан свих вијести и пратити их. Он не само да обично координира радни распоред управљања, већ и припрема пословна путовања и пословне састанке.
• Примање телефонских позива: директна одговорност запосленог укључује комуникацију са клијентима, партнерима и другим људима.
• Пријем посетилаца: репрезентативни изглед је веома важан за ову професију, јер је често прва особа виђена у компанији секретар.
• Наручите канцеларијски материјал и друге услове за живот у канцеларији.
• Испуњавање захтева за управљање. У неким компанијама овај чланак узима већину времена. Стога, добијате посао, морате одмах разговарати са будућим шефом о обиму ваших дужности.

Као што видите, одговорност помоћника секретара је прилично висока. И списак захтева такође инспирише страхопоштовање. Какве квалитете треба да има секретарица да би била ангажована?

Захтеви за овај посао

• Добро познавање рачунара и висока брзина штампања. Савремени системи заменили су старе писаће машине, али основне одредбе описа посла помоћника-секретара су остале исте: могућност руковања канцеларијском опремом и брзина писања.
• Репрезентативни изглед: Закон Руске Федерације забрањује сваку дискриминацију на основу расе, пола или старости приликом регрутовања запослених. Али уредан и уредан изглед, љубазни говор и способност да подржите разговор ће бити ваше несумњиве предности.
• Точност и организација: ови квалитети неће ометати друге специјалисте, али за секретара су посебно важни.
• Средње специјално образовање или више.
• Неки послови могу захтијевати знање енглеског језика. Посебно пажљив на ову бригу у великим фирмама.

Права запослених

Рад као секретарица подразумијева велику одговорност, али постоје запослени и права која могу заштитити у случају кршења од стране надређених.

• Секретар има право да тражи и прима информације потребне за правилно извршавање њихових дужности.
• Послодавац мора запосленом осигурати услове за рад и чување докумената.
• Помоћник секретара може предложити идеје за побољшање процеса рада. Он такође може доносити самосталне одлуке у оквиру својих описа послова.
• Секретар-референт може прескочити рад због здравствених разлога и погоршања здравља.

Према статистичким подацима, чиновничка професија је једна од најдужих на тржишту: радници су често остављени након радног времена. Знајући ваша права и обавезе, запослени може да делује у сопственим интересима у корист компаније.

Која врста образовања је потребна да би се добио овај посао?

Опис радног мјеста помоћника секретара указује да кандидат мора имати вишу или средњу специјалну едукацију и радно искуство од најмање једне године. Ако још немате искуства, нисте упознати са канцеларијским програмима и нисте јако сигурни у куцање, онда можете завршити посебне тајничке-асистентске курсеве у којима ће вас научити како водити пословну кореспонденцију и користити рачунар на нивоу самопоузданог корисника. Све ово знање можете добити сами тако што ћете пронаћи информације у књигама или на интернету. Мало праксе - и сигурно ћете бити одведени у компанију којој је потребан такав стручњак.

Где наћи посао?

Положај помоћника секретара је у скоро свакој компанији. Тржиште рада обилује разноврсним понудама, међу којима можете наћи опцију с одговарајућом расположивошћу и плаћама. Али имајте на уму да је конкуренција у овој области такође велика. Да бисте добили место, морате се издвојити међу десетинама других кандидата. Поред тога, у малим фирмама, дужности административног асистента често нису јасно регулисане, а запослени мора обавити много различитих послова. Да бисте то избегли, изаберите велику компанију, они су обично јасно дефинисани оквир ваших одговорности. Ако немате такву прилику, једноставно детаљно расправите све дужности које морате обавити на новом радном мјесту.

Колико добијају службеници?

Просечна плата професионалних секретара креће се од 25 до 45 хиљада рубаља. Извршни асистенти обично добију нешто више од чиновника. Поред тога, секретари-асистенти могу током свог рада усвојити јединствено искуство рада са својим надређенима. Мало је вероватно да ће новајлија добити плату већу од 25.000 рубаља, чак иу тако великим градовима као што су Санкт Петербург и Москва. Али са порастом искуства и знања, стопа плата ће такође расти.

Стручни савет

Много је лакше запослити се као секретарица ако знате шта се тражи на интервјуима. Могућност рада са програмима Ворд и Екцел је одлучујућа у пријављивању за посао. Биће потребна висока брзина штампања. На Интернету можете пронаћи посебне програме за учење слепог куцања, што значајно смањује време куцања. За брже запошљавање, корисно је ажурирати свој животопис на локацијама за тражење посла, а за интервјуе припремити мали портфолио са описом ваших вјештина и способности.

Обука за састанак са потенцијалним послодавцем је неопходна у строгом канцеларијском оделу тамних нијанси. Одмах ће поставити тон за састанак и показати вам као одговорног и професионалног запосленика. Ако се пријављујете за позицију помоћног директора, запамтите да се у овом случају треба понашати врло пажљиво. Пре интервјуа, проучите историју компаније. Послодавац ће се побринути да будете темељно припремљени за састанак, а ви ћете избјећи бројне досадне пропусте.

Резултати

Упркос дугој листи дужности и захтева за секретарице-асистенте, свако може да се носи са овим послом. Уз одговарајућу припрему за полагање интервјуа такође није тешко. Чак и ако немате искуства, не очајавајте, покушајте да почнете у малој фирми. Пратећи једноставна правила, можете направити каријеру у области канцеларијског посла.