Шта је факсимил? На којим документима могу да имам факсимилни потпис?

Шта је факсимил? Одмах се мора рећи да се ради о печату са тачном репродукцијом потписа овлашћеног лица, који се нашироко користи у промету организација. Он је једноставно незамјењив у ситуацији када менаџер није на мјесту и потребно је хитно потписати његово име на одређеним документима. О томе ћете више сазнати у процесу читања овог чланка.

Дефиниција

Шта је факсимил? Ово је врло интересантно питање, одговор на који они знају, наравно, не све. Закон не садржи појам факсимила, али се тај израз користи у економским активностима многих предузећа.

Факсимил је печат на коме се потписом одговорне особе (на пример, шефа одељења или руководиоца целог предузећа) приказује огледало. Његово присуство је веома корисно у случају када је потребан велики број потписа овлашћеног лица за службену документацију. Нажалост, не увијек запосленици организација, па чак и челници предузећа сами знају када је допуштена употреба факсимила и када отисак потписа нема правну снагу. Ова чињеница се мора узети у обзир.

Које документе стављамо?

Када је дозвољено коришћење факсимила? Не постоји јасан одговор на ово питање у законодавству. Организација може самостално израдити и одобрити одредбе о факсимилима, као и процедуру кориштења факсимила.

Потписи ове врсте на основним документима и приликом закључења трансакција могући су само у случајевима утврђеним законом или споразумом странака. По правилу, овај печат се користи за потписивање захвалница, захвалница, које не припадају строгим обрасцима одговорности. У неким случајевима, факсимилни потписи се користе и приликом потписивања уговора о грађанским правима, али то се дешава веома ријетко. Иако комерцијалне кампање због великог броја докумената једноставно не могу без такве марке.

Могу ли користити приликом прављења пуномоћја?

Још једном желим да се вратим на питање шта је факсимил и за шта је намењен. Одговор у овом случају је врло једноставан. Факсимил је тачна репродукција потписа овлашћеног лица, у виду отиска. Многи грађани, па чак и организације понекад не могу разликовати печат на документима од самог потписа. Међутим, то не значи да се факсимили могу користити на свим излазним документима.

Да ли је могуће искористити тај утисак о потпису званичника приликом давања пуномоћја? Одговор на ово питање ће бити негативан. У прилог томе говори и Писмо Министарства за порезе и порезе Републике Српске број 18-0-09 / 000042.

Стога су факсимили забрањени чак и при изради дупликата пуномоћја. Потребно је познавати све лидере организација.

О примарној рачуноводственој документацији

Шта је факсимил? Желио бих се још једном вратити на ово питање. Факсимил се назива отисак потписа главе, који је мали правоугаони печат. Његово коришћење у припреми примарне рачуноводствене документације је забрањено законом. Зато што ова документа морају бити потписана лично од стране руководиоца предузећа или главног рачуновође. У супротном, пореска служба може имати разумна потраживања према пореском обвезнику. Ово се мора узети у обзир.

На горе наведено

Који документи могу бити факсимили? Одговор на ово питање је прилично једноставан. Факсимил се може ставити на оне документе који нису финансијски и не смију се преносити пореском органу на извјештавање. Изузетак је овлашћење које издаје руководилац организације једном запосленом да добије материјалну имовину или да заступа интересе организације у државним и судским органима. У овом случају, потребан је оригинални потпис шефа.

Иначе, ако организација приликом потписивања интерних докумената стално примењује факсимиле, онда је потребно као посебан налог издвојити само она лица која, због својих професионалних потреба, имају право да користе овај печат. На пример, може бити инспектор за постављање особља, који штампа и издаје уверења запосленима у компанији.

Које се документе може ставити на телефакс, осим интерне документације? Веома често се такав отисак користи приликом захваљивања запосленима, потписивања спецификација и сертификата.

Важно

Факсимил треба користити само у случајевима када не забрањује законодавство. На пример, у грађанском уговору постоји клаузула у којој се наводи да стране имају право да користе овај печат приликом склапања уговора.

Дакле, факсимил потпис је дозвољен у следећим случајевима:

• да консолидују грађанске односе;
• ако постоји сагласност страна да се не противи, тако да се приликом састављања докумената користи печат са отиском потписа одговорног лица;
• ако се изједначава са личним потписом стране у трансакцији.

Ове тачке треба сматрати менаџерима организација.

У случају да се факсимилни потпис стави на документе који се шаљу државним органима, или на оне папире који су документи примарног рачуноводства, на отпремницама или на пуномоћју, овај печат неће имати правну снагу. То треба запамтити.

Мала функција

Факсимил на документима може заменити лични потпис овлашћеног лица само ако је то предвиђено законом или споразумом странака приликом закључења трансакције. На пример, ако општинска институција пружа бесплатне образовне услуге, онда када закључује споразум, извођач, као једна од страна у уговору, може да користи факсимил. У њему нема ништа незаконито.

Међутим, када је ријеч о потписивању докумената за порезну службу или друге владине агенције, употреба факса ће бити незаконита. Јер у овом случају, потребан вам је лични потпис руководиоца организације.

Неприхватљива је и употреба факсимила у дизајнирању пуномоћја. То је због чињенице да је пуномоћје важан правни документ који садржи овлашћење једне особе да заступа интересе другог пред државним органима и организацијама. Из овога следи да пуномоћје може потписати само руководилац организације лично, а да нико не користи факсимил. Ово правило је веома важно и његова усаглашеност ће помоћи да се избегну многе невоље.

Где могу да направим?

У случају да је директор кампање дошао до закључка да не може лично да потпише све прилоге или интерне налоге организације због превише документације, онда једноставно не може без факсимила.

Производња таквог отиска ангажована је у приватним компанијама које производе печате и марке. У малим градовима, такве услуге се пружају чак иу штампаријама. Трошкови и вријеме производње овисит ће о сложености потписа и дизајна факсимила. По правилу, потребно је више од недељу дана да се створи такав печат, ако компанија има много купаца. Најбоље је контактирати оне фирме које се већ дуго баве производњом печата и маркица и имају велики број сталних купаца.

Требате или не?

У случају да шеф организације сумња да му треба факсимил као аналогни потпис, не треба журити и наручивати овај печат. Нарочито, ако у организацији нема много папира, а шеф је стално на лицу места и може лично да потпише службени документ у било које време.

У присуству отиска потписа главе, овај печат могу користити подређени у своје личне сврхе. Ово такође треба размотрити.

У уговорима о раду

Штампање факсимила се понекад користи приликом подношења захтева за новог запосленог када менаџер није на месту и кад специјалиста за људске ресурсе попуни све радове. Да ли је легално користити овај потпис у овом случају? Ово питање је контроверзно. Неки адвокати тврде да шеф треба да потпише уговор о раду са запосленим само лично. У овом документу не говоримо само о трајању радног дана запосленог, већ ио његовој плаћи. А ово је финансијско питање. Стога факсимил овде не треба користити.

Ипак, многи службеници су увјерени да је сасвим могуће консолидирати радне односе странака с таквим печатом. Поготово ако се запослени и послодавац међусобно слажу.

Потребно је рећи и да правила за потписивање овог документа на овај начин нису фиксирана. Стога, разговор о забрани употребе факсимила у уговорима о раду није разуман.

Закључак

Сваки менаџер предузећа треба да буде директно укључен у потписивање било ког документа компаније. Чак и ако овај има факсимил са отиском свог потписа, то не значи да овај печат може бити у рукама сваког запосленог. Организација мора донијети одредбу “о употреби факсимила” и одобрити исцрпну листу службеника који их, по природи својих активности, могу користити. На пример, у оквирима се често захтевају факсимили да би се потписом овлашћеног лица ставили на одређене документе који се издају запосленима. Поред тога, председнички секретари се често користе за штампање овог утиска када потпишу шефов потпис на писмима, честиткама или захвалним писмима.