Аналитичка биљешка - правила компилације и примјер

Приликом рада у продукцији или у било којој организацији, треба се бавити писањем разних докумената и докумената. Један од заједничких докумената је аналитичка напомена. Уопштено говорећи, израда овог документа не би требало да изазове озбиљне проблеме, али треба да знате сва правила. У овом чланку биће могуће упознати се са примјером писања аналитичке биљешке, како би се сазнало зашто је она састављена иу којим случајевима.

За шта је документ?

Овај документ се, по правилу, припрема када је потребна анализа ситуације. Обично аналитичке напомене разматрају проблеме или кризне ситуације које могу имати негативне посљедице за цијело подузеће или за његове појединачне структурне подјеле.

Дешава се да неискусна особа може да збуни овај документ аналитички извјештај. Стога је вриједно запамтити да аналитичка биљешка не само да испитује тренутну ситуацију и њене узроке, већ и описује специфичне опције за развој и рјешавање проблема.

Можете нагласити следеће циљеве документа:

• довођење у управљање чињенице постојећег или настајућег проблема;
• спречавање понављања ситуације у будућности;
• побољшање продуктивности рада;
• јачање контроле над било којим подручјима у предузећу или организацији.

Добро написани документ може послужити као важан сигнал за управљање и помоћи ће у одређивању будућег тијека догађаја. У неким случајевима, такав документ се може користити за различите догађаје унутар самог предузећа, као што су састанци, састанци или састанци. И у случају озбиљних проблема, аналитичка биљешка се може приложити као доказ у судском поступку као аргумент који се темељи на доказима.

Ко може направити документ

У великим предузећима, припрему аналитичких бележака врши специјализована структурна јединица, као што је одељење за аналитику. Међутим, сваки запослени који је адекватно упознат са предметним питањем и који, пак, има искуство и лично професионално мишљење о решавању или спречавању проблема, може да састави такав документ.

Сваки руководилац структурног или посебног одељења организације има право да делегира писање аналитичке белешке свом заменику, секретару или другом подређеном. Али у овом случају постоји једна веома важна нијанса. Пошто ауторитет за потписивање остаје код менаџера, он ће бити лично одговоран за садржај документа. Стога је изузетно важно да се документ одузме прије његовог потписивања и осигура да су чињенице, закључци и приједлози точни.

Правила израде

У посебно великим организацијама може се наићи на посебно осмишљен облик за овај документ, али, по правилу, то се догађа изузетно ријетко. Уопштено говорећи, овај документ не предвиђа консолидацију јединственог узорка за њега, па је израђен у произвољном облику уз поштовање основних правила службеничког рада.

Као и са било којим другим документом, истраживачка белешка мора имати следеће информације на почетку:

• регистрациони број;
• датум;
• прималац (положај, презиме и иницијали), који је руководилац одељења или руководилац предузећа;
• положај, презиме и иницијали аутора документа.

Даље, документ има описни или, како се још назива, наведени део, у којем би требало да постоје такви атрибути:

• суштину наведеног питања или проблема;
• разлози;
• последице;
• препоруке за отклањање или спречавање проблема;
• закључци;
• потпис потписника.

У тексту аналитичке белешке треба да буде што мање терминологије, али ако је употреба посебно коришћених вредности неизбежна, онда их треба допунити фуснотама и објашњењима. Ако је било који доказ приложен уз напомену у виду фотографија, извјештаја, писама или уговора, у тексту су направљене посебне напомене, на примјер, уговор о закупу пословних простора (Додатак бр. 1).

Важно је запамтити да сви аргументи морају имати образложену основу. Анализа ситуације, препоруке и закључци треба да буду објективни, али субјективна гледишта треба напустити, узимајући у обзир проблем само у оквиру постизања благостања за предузеће.

Регистрација и регистрација

Документ мора бити састављен у дупликату, од којих један остаје у структуралној јединици, а други се доставља глави. Аналитичка биљешка може се компилирати кориштењем особног рачунала и других тисканих медија, а може се писати и ручно. Количина текста није ограничена.

Ова врста документа не подлеже обавезној регистрацији, међутим, да би се успоставила контрола над током кретања и развојем околности, најбоље је да се региструје и додели регистрациони број.

Након што су представљена сва основна правила за израду нацрта, потребно је размотрити примјер аналитичке биљешке.

Пример

Генерални директор ОЈСЦ Транс-Порт

Лебедев ОИ

од руководиоца одељења за монтажу мотора у Транс-Порт ОЈСЦ

Куроцхкина И.И.

Аналитичка нота од 25. марта 2018. године бр. 1/2018.

Као резултат недељне инспекције опреме погона за склапање мотора, откривена је АСЦ машина (аутоматизовани комбајн бр. 3). Овај пропуст је повезан са великим продуктивним оптерећењем на АЦС и истеклом оперативном периоду. Поправити ову машину је непрактично.

Данас, продавница мора да купи нови аутомобил како би ефикасно обављала задатке предвиђене одредбом о радионици за склапање мотора. У недостатку АСЦ машине, радионица неће моћи да обавља своје дужности, што ће довести до потпуног заустављања процеса монтаже.

Куроцхкин И.И. / Сигнатуре /

У овом примјеру аналитичке биљешке постоје сви неопходни атрибути, а ток презентације проблема одговара исправној структури конструкције овог документа.

Закључак

Прављење исправног документа је увек рутински и веома захтеван посао. Али, пошто сте се упознали са примером писања аналитичке белешке, можете да пређете на израду свог документа. Међутим, најважније је да се сетите свих горе наведених правила.