Помоћник управника: дужности и захтјеви

Помоћник менаџера је позиција која је присутна у кадровској структури готово сваког руског великог или средњег предузећа. Често се професионалци са одговарајућим положајем сматрају секретарима са веома ограниченим распоном функција и одговорности. Али то је потпуно погрешан приступ разумевању специфичности дотичног радног места. Помоћник управника може имати најшири спектар овлашћења. Захтеви за његове квалификације и компетенције могу бити веома високи. Која је специфичност дотичне позиције? Која су типична права и дужности помоћног директора у руској компанији?

Специфичности позиције

Каква је то позиција - “помоћник менаџера”? Одговорности таквог запосленог - шта су они? У већини случајева, мјесто "помоћник менаџера" односи се на секретара. У ретким случајевима, ова фраза указује на позицију заменика директора - али то је по правилу типично за мала предузећа. У мање или више великим предузећима, дужности личног асистента управника се углавном своди на тајничке функције. Шта тачно? Пре свега, то је канцеларијски рад, рад са кореспонденцијом, решавање задатака везаних за организовање разних састанака и других догађаја у којима је директно укључен шеф предузећа. Дужности секретара (Помоћник) Менаџер такође готово увек укључује пријем телефонских позива у канцеларији.

У неким случајевима, одговарајућа позиција се диференцира на неколико варијанти. Тако се секретари који обављају првенствено технички рад - примају телефонске позиве, обрађују кореспонденцију итд., Називају референтима. Заузврат, они професионалци који су одговорни за организовање догађаја и канцеларијски рад се називају канцеларијски менаџери. Постоји стајалиште да се за такво мјесто помоћника директора претпоставља да су дужности и овласти шире у односу на типично тајничке. Конкретно, то се може изразити у потреби за личним присуством на догађајима у којима учествује руководилац корпоративних странака, пословне преговоре одмор. Асистент у овом случају може бити одговоран за презентације које је менаџер припремио, или за имаге компоненту учешћа у случају његовог претпостављеног. Може се примијетити да се у радним књижицама позиција помоћног директора најчешће назива “секретарицом”.

Захтеви за помоћника менаџера

Размотримо такав аспект као типичне захтјеве за кандидате за позицију “помоћног директора”. Дужности које запослени треба да обавља на одговарајућем положају захтевају одређене вештине и квалификације. Њихова специфична листа је у великој мјери одређена специфичношћу послова секретарице. Дакле, ако ће активност асистента управника углавном одговарати положају асистента, онда захтјеви у овом случају неће бити тако строги: средње образовање, минимално радно искуство, основне вјештине у раду с рачуналима и уредској опреми. С друге стране, ако неке функције управљања спадају у надлежност помоћника директора, списак захтјева у овом случају ће бити већи, а радне обавезе ће подразумијевати виши ниво квалификације кандидата за мјесто секретара.

Типичан скуп вештина које помоћни менаџер треба да поседује у већини случајева је: познавање заједничких страних језика, познавање популарних рачунарских програма за рад са документима, сликама и презентацијама. Важан аспект квалификационих услова за помоћнике менаџера су лични квалитети. То се обично приписује уљудности, пажњи, доброј вољи, одговорности, спремности да се ријеше нови проблеми. Пожељни старосни интервал кандидата за позицију помоћног директора у многим организацијама је 18-35 година. Али, наравно, постоје предузећа која посебно цијене искуство запосленика и стога радо узимају старије људе.

Многе фирме, међутим, више воле да регрутују за посао који подразумева обављање функција које су карактеристичне за помоћника менаџера, специјалисте без много искуства. То може бити посљедица специфичности пословног сегмента у којем компанија послује. У неким случајевима, боље је обучити запосленог да ради у фирми која је, релативно говорећи, отворила прву руску производњу микропроцесора за паметне телефоне и таблете, од нуле, урањајући све неопходне нијансе таквог сегмента високотехнолошког пословања него покушавајући објаснити искусној особи да старе методе рјешавања задаци у неким случајевима не раде.

Главне одговорности

Хајде да детаљније размотримо позицију помоћника директора, дужности. Изнад тога, приметили смо да су они углавном ограничени на секретарске функције. Али то није увек случај. Често се дешава да је помоћник директора компаније, посебно када је у питању велика организација, укључен у усвајање кључа одлуке о управљању. Он може да прати разговоре у којима је укључен шеф - и то не само у техничком аспекту, већ се и повезује са релевантним дијалозима, даје мишљења и савете.

У одређеном броју случајева, руководилац може да пренесе неке од својих функција на свог помоћника, на пример, у смислу информисања запослених у предузећу о свим значајним одлукама о управљању. Наравно, запослени у дотичном радном месту често обавља послове везане за обезбеђивање удобности својих надређених - у смислу обезбеђивања оптималне микроклиме у његовој канцеларији, увек постоји, релативно говорећи, свеж чај, тако да је главна опрема која се користи од главе стабилна функционисао.

Режим рада

Дакле, ми сада знамо шта карактерише такву позицију помоћника менаџера, радне обавезе. Наш следећи задатак је проучавање специфичности рада запосленог у одговарајућем положају. Наравно, асистент обавља своје дужности према распореду који је одредио ТЦ, односно у року од 8 сати радног дана, 5 дана у седмици. Али у пракси су могућа значајна одступања од одговарајућег режима. Такви сценарији могу бити карактеристични за позицију помоћника менаџера са додатним одговорностима.

Чињеница је да стручњак који ради на овој позицији може бити укључен не само у послове своје компаније, већ иу решавање проблема који нису директно повезани са интерним корпоративним активностима. На тај начин, помоћник који има одговарајуће овлаштење може бити послан на службена путовања, на семинаре и конференције. Запослени може обављати и одређене посредничке дужности између свог руководиоца и руководилаца који раде у другим организацијама, на примјер, у смислу документације или проведбе заједничких пројеката. Радни распоред за рјешавање таквих проблема, наравно, може бити далеко од онога што је предвиђено Законом о раду. У ствари, он постаје не-нормализован, често продуженији у односу на стандардних 8 сати.

Опис посла

Размотрите како опис посла може изгледати као помоћник менаџера. Структура релевантног документа, по правилу, почиње општим одредбама. Могу указати да помоћник управника припада професионалној категорији. Дакле, већ на нивоу локалног извора права, предузеће може утврдити чињеницу да особа на дотичној позицији није менаџер (не замјеник директора). Са великом вероватноћом - секретар или, на пример, лични асистент менаџера са додатним одговорностима.

Помоћник за опис посла: опште одредбе

У “Општим одредбама” описа посла може бити присутан и језик који одражава квалификационе захтјеве за специјалисте. На пример, да асистент менаџер мора имати стручно образовање и неко радно искуство. Понекад се у истом дијелу описа посла одређује обим посла у којем је особа пожељна да има искуство у пословању.

“Опште одредбе” одређују кључне компетенције запосленог. Оне се могу изразити у захтевима за познавањем структуре менаџмента компаније, интерне и екстерне политике предузећа-послодавца, принципа комуникације компаније са властима и другим организацијама, стандарда који карактеришу канцеларијски посао, правила пословног комуницирања, као и норми интерних прописа о раду у компанији.

Помоћне дужности

Следећи кључни део приручника је "Одговорности за посао". Која је његова специфичност? Овај део углавном бележи функционалне дужности помоћник директора. То могу бити: планирање радног дана руководиоца (у погледу састанака, позива, интервјуа), организовање техничке подршке руководиоцу (у погледу наручивања превоза, организовања пословних састанака), учествовање у пословним путовањима, пословним преговорима, вођење записника и других докумената, осигуравање интеракције менаџера предузећа са другим структурама компаније, комуникација са владиним агенцијама.

Права помоћника

Опис посла увек укључује права која поседује помоћник директора. Одговорности предвиђене специфичностима позиције увијек се надопуњују одговарајућим преференцијама. Дакле, која права има запослени у овој позицији? Занимљиво је да се дужности помоћника шефа предузећа односе на њих. На пример, право на потписивање и одобравање одређених докумената настаје у вези са потребом за периодичним радом са таквим изворима. Пример другог права запосленог у релевантној позицији је да затражи потребне информације за укључивање у документе од стране директног руководства, као и од других стручњака компаније. Помоћник руководиоца такође има право да захтева да глава обезбеди удобне услове рада. Службене дужности особе на одговарајућем положају могу бити повезане са периодичним слањем и примањем докумената - и ове процедуре се морају обављати уз употребу различитих техничких средстава. Секретар има право да очекује потпуни приступ тим информацијама.

Асистентска одговорност

Дакле, ми смо проучавали шта је одговорност помоћног директора, као и који је опсег његових права. Али у већини описа послова за специјалисте дотичног профила постоји још један одељак - “Одговорност”. Које формулације могу бити присутне у њему? Помоћник управника најчешће је одговоран за: непрописно испуњавање обавеза предвиђених предметним упутством, али у границама које су утврђене Законом о раду Руске Федерације; кривична дјела која је починио током активности - опет, у границама руског законодавства; за наношење штете предузећу - у оној мјери у којој је то прописано у Закону о раду, Грађанским законима Руске Федерације и другим изворима права.

Сажетак

Дакле, проучавали смо специфичности таквог положаја помоћника директора, дужности и захтјеве који карактеришу ову позицију у структури особља предузећа. Специјалиста који обавља релевантне послове најчешће обавља секретарску функцију, али може имати знатно шире овласти. У ретким случајевима, концепт “помоћног директора” одговара позицији заменика директора, али то је типично за мала предузећа.

У “класичном” тумачењу израза “помоћник директора”, рад особе на одговарајућем положају може се приближити функцијама референта, службеника или, на примјер, управника уреда. У радној књижици помоћног директора, највероватније ће постојати „секретарица“ или „помоћник“ улазак, иако много, наравно, зависи од корпоративних стандарда усвојених у одређеној организацији.

Потреба да се позову стручњаци из тог профила на посао описује активности лидера већине руских предузећа. Ефективан рад врхунског руководиоца зависи од тога колико добро његов помоћник решава своје задатке - наизглед секундарни са становишта практичног управљања предузећем, али у ствари изузетно значајан за организацију. Посао секретара је најважнији у комуникационој структури тима, на чијем је челу директор компаније.

Имајте на уму да се у многим фирмама именовање неколико помоћника директора врши одмах. У овом случају, статус и овласти сваког од њих могу варирати. Један стручњак може бити одговоран за тајничке функције, а други - за директора канцеларије, трећи - за пратњу главе на догађајима. У исто вријеме, менаџери за људске ресурсе могу практицирати замјењивост запосленика у релевантним областима активности.