БПМ-систем (управљање пословним процесима, управљање пословним процесима): преглед, примјери, циљеви имплементације

Управљање пословним процесима је управљање пословним процесима. О овој активности се често говори на тематским догађајима иу медијима, али, нажалост, ниво разговора често није висок. Чини се да неким људима недостаје елементарних основа.

Основне информације

Методологија управљања пословним процесима (БПМ) са компетентним и адекватним приступом омогућава постизање значајног побољшања у перформансама. Међутим, високе цене примењених решења не доприносе широкој дистрибуцији. Да бисте га разумели, у почетку треба да проучите и разумете концепт пословних процеса.

Истовремено треба водити рачуна о томе, јер технике оглашавања креатора БПМ-а стварају одређену конфузију. Овде се можете сјетити системи за управљање базама података који су у једном тренутку постали муњевити. На пример, дизајнери пословних процеса, фокусирани на рад са системским особљем и посредничким софтвером за координацију мрежних услуга, крећу се напред као универзална решења. Шта учинити у овој ситуацији? На страни сектора информационе технологије постоји конфузија. Стога би било прикладније сагледати тренутну ситуацију из пословне перспективе. На крају крајева, може се рећи да се инстинктивно труди да развије процесно размишљање, што је основни фактор ЦПМ-а.

Да би се боље бавили овим, размотриће се БПМ системи. Преглед постојећег развоја пружиће идеју о њиховој функционалности и могућностима. Иако је мало вјероватно да ће то спасити комерцијалне структуре са пута покушаја и погрешака.

Први примјер

Претпоставимо да имамо динамично домаће производно предузеће средње величине. Успешно спроводи принципе управљања процесима. Али у исто вријеме, појам “пословни процес” је забрањен. Зашто? Ствар је у претходном негативном искуству, када је тим спољних консултаната био у могућности да обезбеди само пакет папира са сумњивом практичном вредношћу, информација у којој је већ застарела.

Шта је потребно у овом случају? Стална и свакодневна брига о процедурама које се одвијају у предузећу. Иако је у ствари - то је пословни процес. Ово је врло добар примјер компромиса. Занимљиво је да се појава таквих ситуација не ограничава на простор бившег Совјетског Савеза. Ово се дешава у многим земљама Западне Европе и Сједињених Држава. Постоји популаран приступ радикалног укидања постојећег поретка и реструктурирања оптималне шеме пословних процеса од почетка. У овом случају, јапански приступ је дат као пример. Што се, занимљиво, надовезује на мала, али стална побољшања. Ако говоримо о имплементацији БПМ система, циљевима и приступима којима се тежи, постоји ризик да се изгубимо у терминолошким мочварама.

Логичан резултат је занемаривање ефективне методологије управљања и провокација њеног одбијања од стране специјалиста. Да би се то избјегло, потребно је формулирати кључне тезе које пружају могућности за оријентацију у овој теми.

Шта је пословни процес?

У потрази за одговором, не треба полазити од правила руског језика и здравог разума. Мислити да ако узмете посао и процес, а на њиховом раскрсници добијете оно што вам је потребно, то је грешка. Најбоље је позвати се на изворни извор овог термина. Давенпорт и Хуммер представили су их у модерном речнику менаџмента 1990. године као део тада настале методологије. Овај термин је сасвим у стању да се смири. Као и методологија која је добила признање. Али бројни покушаји да се то редефинише само збуњују.

Шта је пословни процес? Под тим се подразумијева редован и координиран низ акција, који има за циљ постизање специфичног крајњег резултата. Оснивачи су у овом случају значили задовољство купаца. Чини се да је - шта је чудно у изјави да све активности једне комерцијалне организације треба да буду рационализоване и усмјерене на постизање позитивног комерцијалног резултата?

Да би се разумела суштина концепта, неопходно је схватити основне недостатке функционалне организације управљања. Ово је из категорије онога што је исмијавао Аркадиј Раикин: Немам никаквих притужби на дугмад, али ко је задужен за костим? Функционални приступ подразумева да су сви заузети и да само купци постају под ногама, одвлачећи пажњу од посла. Док концепт пословног процеса предвиђа „пробијање кроз тунел“ између просторија менаџера, технолога, производних радника, добављача, финансијера и рачуновођа. Сви они треба да виде клијента, шта је на његовом улазу и да раде заједно као тим да би постигли одређени циљ. Јао, али ова фундаментална идеја није била свуда остварена и не увијек. Као резултат тога, током преласка на управљање процесима често се једноставно креира нова структурна јединица. Ово је бесмислено, јер је неопходно не производити бирократију, већ променити рад организације, руководиоце, специјалисте. Ово се може постићи, на пример, променом принципа подстицаја. Ако постоји нешто што се назива "пословни процеси финансијског одјела", то значи неуспјех.

БПМ није софтвер!

Многи вјерују да је БПМ систем за продају, управљање особљем, складиште и нешто друго. Не! Пре свега, то је методологија управљања. Али ако сте већ ушли у детаље, онда се појављује подела. У овом случају, методологију оптимизације и реорганизације пословних процеса из софтвера треба разликовати од софтвера који је алат који се често користи у ту сврху. Генерално, термин “БПМ рјешења” се користи за њихово означавање. Постоји ли велика разлика између њих? За поређење, можете донети рачуноводство. Он може перципирати и као методологију управљања и као програм. У свакодневном животу, једно и друго се замјењују ријечју "рачуноводство". У таквим случајевима, контекст помаже разумјети оно што се говори.

Настављајући аналогију, можемо рећи следеће: рачуноводство се може одржавати без употребе рачунара. Али у пракси то сада не раде. Због тога, БПМ често прати присуство и рад специјализованог софтвера. Могу постојати и други перцептивни проблеми. То је због чињенице да је концепт управљања у питању веома нов. У исто вријеме, често можете чути мишљење да је БПМ увијек био. У таквим изјавама користи се веома широко тумачење овог појма, због чега је тешко схватити суштину промена које су се десиле у управљању крајем двадесетог века.

Стицање популарности

Деведесетих година прошлог века, пословни реинжењеринг је био популаран широм света. Замењен је БПМ системом за пословање. Ова ситуација је настала због две важне тачке:

1. Фокусирати се на континуирано побољшање процеса предузећа (умјесто једнократне радикалне трансформације).

2. Рад са специјализованим софтвером неопходним за директно извршење плана. Концепт БПМ-а се није промијенио у односу на реинжењеринг. Али побољшање је процес дизајнирања, развоја, имплементације и рада. Говорећи о утицају метода и практичног искуства, не може се занемарити чињеница да је радикални реинжењеринг врста шок терапије. То подразумева веома велике ризике. Треба напоменути да је за програмере таква транзиција норма, јер се у софтверу та метаморфоза десила раније. А сада, када се ствара софтвер, често се нуде краћи циклуси - дизајн, развој и тестирање, а не традиционални водопад. Поред тога, треба истаћи и већу варијабилност пословних процеса у односу на поједине функције. Како се то манифестује у пракси? Можете написати програме за наплату. Она ће служити, вероватно, неколико година. Овдје су само пословни процеси за то вријеме ће имати времена за промјену неколико пута. Зашто? За то постоји више разлога: чињеница да организација стално тражи ефикасније шеме функционисања, или “брига” државних регулаторних агенција, нужно ће томе допринијети. БПМ-систем омогућава да се осигура рачуноводство и имплементација свих ових промјена и захтјева. Али само са правим приступом.

О софтверској компоненти

Архитектура БПМ система може значајно утицати на опсег извршених задатака и остварених циљева. Прије свега, треба напоменути да постоји потреба за визуалним алатима који ће осигурати развој схема. Штавише, требало би да буду организовани тако да аналитичар може самостално, без привлачења програмера, вршити промене.

Пример: регионална мрежа продавница оружја се креће од свакодневне испоруке робе до 24 сата како би се осигурала њихова испорука сваком купцу у року од двадесет четири сата. Међутим, изглед рачуна и фактура остају исти. Али неки кораци су обрнути. Други почињу да раде паралелно, а не секвенцијално. У идеалном случају, аналитика је довољна да помери неколико квадрата на дијаграму помоћу миша, преусмери стрелице и учита промене у системски мотор. У том случају, запослени ће добити задатке у складу са новим приступом рада. И овде се сусрећемо са БПМ ознаком - не само да можете управљати процесима, већ их и динамички обнављати. Таква карактеристика код неких људи доводи до лажног схватања да је овај систем дизајниран да управља променама. Али у стварности, он даје смјернице за пословне процесе који се проводе, али на такав начин да се они могу лако промијенити. С једне стране, софтверску компоненту не треба потцењивати. Али подизање на небо, с обзиром на алфу и омегу, такође није опција.

Комуникација са радним током

Када испитујемо како БПМ системи функционишу, често се сусрећемо са конфузијом око појединачних проблема. Један од њих је Воркфлов. Сам по себи, то значи "редослед рада" (састављање процеса - напомена). Међутим, често се користи за означавање функције контроле протока у традиционалном систему тока рада.

Ако говоримо апстрактно, онда можемо рећи да је БПМ проширење Воркфлов-а. Али чак иу овом случају, потребно је напоменути да БПМ више пажње посвећује интер-системској интеракцији и прикупљању статистичких података о перформансама пословних процеса. У теорији, требало би да раде једнако добро са људима и са другим системима. Али у пракси, они раде боље с једном ствари. На пример, БПЕЛ стандард описује координацију позива мрежних сервиса и уопште не разматра могућност интеракције са људима.

Уобичајена грешка

Врло често се БПМ перципира као једноставне руковаоце пословних процеса. Ово има смисла, јер визуелни уредник добија много пажње. То је само почетак рада, али не све што се исплати. Након креирања шеме, он се мора учитати у мотор. Затим почиње рад копија. На пример, у сервису за одржавање аутомобила, све почиње са налогом купца. То је примјер пословног процеса који се ствара у вријеме почетка сурадње. Свака наруџбина пролази кроз одређени низ фаза: запослени у почетку преговара са клијентом о количини потребног посла, врши почетну инспекцију аутомобила, затим га шаље радионици предраднику, који обавља задатак, а завршна фаза је плаћање и примање аутомобила. У току имплементације могућа су додатна одобрења. Све информације о копијама чувају се у БПМ-у мотора. Ко и када је покренуо, у којој фази је сада одговорна особа - све је то. Могуће је ручно покретање (у разматраном примеру) или аутоматско (када се клијент самостално региструје за сервисирање). У овом случају, и администратор, мајстор и рачуновођа виде информације и задатке додељене сваком од њих. Када се изврше, уносе се сви потребни подаци и покреће процес њиховог преноса. Прелазак на следећи ниво (ако то није крај). Поред тога, свака инстанца има специфичан садржај. Наиме - скуп детаља који су дефинисани у самој шеми. У горњем примјеру, то су број и марка аутомобила, број телефона и презиме купца, назив дијелова потребних за поправак. Све ове информације могу се похранити или директно у сам БПМ мотор (његова интерна база података), или у специјализирани вањски систем. У овом делу корака извршена је аутоматизација. На пример - извод из рачуна. Поред тога, могу се обезбедити додатне контроле процеса. Дакле, у случајевима када одређени корак траје дуже од додељеног времена, обавештење се шаље менаџеру користећи поруку. Али да би се то догодило, требало би пажљиво разрадити циљеве за имплементацију БПМ-а.

Рад са корпоративним системима

Многи сматрају да БПМ може заменити многе апликације, као што су: ЦРМ, ЕРП, буџетски системи. Али, нажалост, то није истина. Уосталом, она, у ствари, не замењује, већ их само допуњује. Софтвер не треба сматрати примењеним, већ системским или посредним. Уосталом, схема рада се прво одређује и тек тада почињу да функционишу случајеви пословних процеса.

Успут, у многим ЦРМ и ЕРП моделима постоји уграђени модул БПМ. Ово решење се користи за брзо реконфигурисање система, обезбеђивање минималних трошкова програмирања или уопште без њега. И то не изненађује. Уосталом, све предности БПМ-а су веома добро испољене у оним случајевима када предузеће нема један, већ читав низ корпоративних система. Оваква ситуација се суочава са корпорацијама које већ имају успостављену информациону инфраструктуру током стицања предузећа са сличном ситуацијом. Такође, слично се може наћи у предузећима где један систем не може да задовољи захтеве. Чак и ако не постоји таква потреба, онда као додатну тачку можете донети софтвер "клијент - банка", који није укључен у систем. Али чак и без тога, активност неће бити удобна.

Најприроднији начин интеграције у овом случају је рад кроз пословне процесе. И то не чуди, јер је њихова почетна идеја била управо уништавање баријера између традиционалних функционалних области управљања, за које су креиране индивидуалне корпоративне апликације. Иако није све тако једноставно као што се на први поглед чини. Недостатак јединствених стандарда ствара низ потешкоћа приликом покушаја да се конфигурише интеракција између различитих система.

Закључак

То је завршило преглед БПМ-система. И још једном је потребно подсјетити да ово није само и не нужно један софтвер. БПМ се прије свега односи на концепт управљања процесима, који пословне процесе третира као посебне ресурсе подузећа који се морају континуирано прилагођавати и мијењати. Заснован је на принципима јасноће и видљивости, употребе софтвера са функцијама моделирања, симулације, мониторинга и анализе.

Примери БПМ система о којима се говори у овом чланку треба да учврсте такво веровање. Треба имати на уму да је ово само алат. И како ће се користити зависи од тога у које руке пада. Компетентан, адекватан, образован и ефикасан лидер ће сазнати како успјешно примијенити ЦПМ. А ако он нема ова својства и вјештине, онда ни најскупља и најквалитетнија рјешења неће помоћи организацијама да рационализују своје активности и од тога добију конкурентску предност. Је ли то у присуству велике среће и доброг извршног и средњег руководства.