Пословно писмо: правила компилације, писање узорака

Данас готово сви активно користе Интернет. Али пословна кореспонденција није престала да буде релевантна и важна. Једноставно је пребачен на друге превознике. Како направити и организовати пословно писмо, реците публикацији.

Шта може садржати пословна порука?

Пре свега, пословна кореспонденција пружа могућност размене мишљења и сугестија са запосленима и пословним партнерима. Писмо може садржати захтјеве, тврдње и друге мисли како би се елиминисали неспоразуми између компанија. Уопштено, пословна кореспонденција је врста званичне преписке.

Разлике од других слова

Главне разлике могу се сумирати на следећи начин.

• Стил презентације.
• Присуство званичне подређености.
• Рјечник без јаког изражавања емоција.
• По правилу, писмо не траје више од једне странице.
• Фонт у целом тексту је исти (није мали и није велики).
• Обично се саставља на службеном меморандуму организације.

Врсте пословних писама

Садржај текста ће зависити од врсте писма које треба да унесете. Могу се поделити у неколико група.

Писма за одговор:

• Рекуест.
• Петиција.
• Захтев.
• Понуда
• Жалба.

Писма којима не морате дати одговор:

• Информативно.
• Уочљиво.
• Пратња.
• Гаранција.
• Упозорење
• Подсетник.

Писма комерцијалне природе. Они су обично потребни током трајања уговора или за закључивање уговора:

• Молим те.
• Одговор на захтев.
• Подсетник.
• Захтев
• Понуда Ово је понуда за склапање уговора или договор.
• Упозорење о потреби испуњавања обавеза, престанку споразума и тако даље.

Непрофитна писма:

• Позивница.
• Информишем о нечему.
• Захвале.
• Препоруке.
• Молим те.
• Упутства.
• Цовер леттер
• Изражавање сућути.
• Честитам за сваку прилику.
• Гаранцијско писмо.
• Потврда пријема робе, пружање услуга и тако даље.

Класификација пословних писама према структури:

• Састављен према строгом обрасцу.
• Написано у слободном облику.

Типови у зависности од примаоца:

• Уобичајено. Послано на једно одредиште.
• Цоллецтиве. Послано једној особи, али од неколико особа.
• Цирцулар. Послато на више прималаца.

Образац писма је следећи:

• Шаље се у обичним ковертама за пошту.
• Представљен сам лично.
• Послато као факс.
• Послано е-поштом.

Као што видите, пословна порука се може уредити на различите начине и са различитим намерама. Али вреди напоменути да је у неким случајевима, из етичких разлога, неопходно да се напише ручно, уместо да се откуца на рачунару. Ово се односи на честитке и саучешће.

Делови писма

Правилно пословно писмо се увек дели на неколико делова. Ово је уводно, главно и завршно. И логички су међусобно повезани.

У правилу, уводни дио садржи информације о околностима које су довеле до писања писма. Главни текст је сам садржај, суштина поруке. Завршни дио резимира резултате, који могу изразити одбијање, пристанак, захтјев и тако даље.

Принципи писања

Сваку пословну поруку треба написати на сљедећи начин.

1. Непристрасно.
2. Адресабилна (тј. Намењена одређеној особи).
3. Аргуед.
4. Аутентична
5. Најкомплетније.
6. Све информације у тексту треба да буду актуелне у време писања.

Стилистицс феатурес

Правила за израду пословног писма наводе да је неопходно придржавати се строгог стила. Потребно је користити само она средства говора која су карактеристична за званичне документе. То значи да би службени пословни стил био прикладан. Језик треба да има следеће карактеристике.

• Званично.
• Тачност информација.
• Објективност.
• Структурирано.
• Суштинска, али кратка презентација.

Суштину материје треба навести у једноставним кратким реченицама, фокусирајући се на глаголе. Нема потребе да се текст преоптерећује придевима, да се примењују нејасни и високо специјализовани термини које прималац можда не разуме. Ово ће само проузроковати негативно и одбацивање. Боље је покушати објаснити једноставним, разумљивим ријечима, више чињеница и специфичности. Присуство неинформативних и "водених" текстова не дозвољава пословни стил.

До завршног дела не треба сумирати са непотребним и дугачким говорним преокретима. Такође, нелогичне и неусклађене реченице неће функционисати. Стога је боље искључити револуционарне и партиципативне револуције. У сваком параграфу треба одразити само једну дефинитивну мисао. По завршетку текста, боље је неколико пута проверити грешке тако што ћете наглас прочитати писмо.

Форм Рекуирементс

Према правилима пословног писма, боље је издати на меморандуму компаније. Изнесени су сљедећи основни захтјеви.

• У средини обрасца морате уметнути грб Руске Федерације, ако је предузеће у државном власништву.
• Писмо се налази на А4 листу.
• На левој страни оставите поље празно (најмање 3 центиметра). То је неопходно јер ће се након неког времена материјали доставити остатку докумената.
• Најоптималнији фонт се сматра стандардним “Тимес Нев Роман”, величине 12 и размаком између редова од 1.5-2. То се најбоље види када читате.
• У заглављу писма треба навести име организације, њену стварну и правну адресу, телефон и е-маил.

Десигн феатурес

Ако је дизајн пословног писма попримио неколико страница, онда морате бројити, почевши од другог. За то се препоручује употреба Арапски бројеви. Нема потребе да стављате бодове близу бројева.

Писмо мора бити подијељено на параграфе и, ако је потребно, на поднаслове. Текст не би требало да има облик непрекидног тока, јер ће бити лоше опажен. Одломци ће показати гдје се друге мисли завршавају и почињу.

Важно је напоменути да су типографске грешке, брисање и исправке неприхватљиви за пословну кореспонденцију. Они ће свједочити о неписмености и неозбиљности противника.

Усед детаилс

У писму, у правилу, наведите следеће информације.

1. Пуно име компаније, а не само скраћеница.
2. Број телефона, факс, банковни рачун и емаил.
3. Адресар. И име компаније треба да се користи у случају датива. Ако је потребно да наведете име и позицију, препоручује се да се користи дативе цасе. Ако прималац има назив или академски степен, мора се навести прије имена особе.

Важно је напоменути да свака реклама мора бити написана великим словом и новом линијом.

Жалбе у пословном писму

Званична комуникација увек треба да буде у неутралном тону. Исти тип треба упутити адресату. Изрази попут "Добар дан" ће бити неприкладни. Ако желите да поздравите, боље је да користите формални "Хелло". Али најплоднија опција се сматра третманом по имену и патронимији. И колико год да траје познанство са адресатом. У писму не можете да користите кратки облик имена (на пример, Петер, Аниа, итд.).

Жалба на “вас” ће вам помоћи да одржите међуљудску удаљеност, да покажете поштовање особи старијој или већој. Међутим, вреди напоменути да се у неким компанијама, напротив, употреба „ви“ користи у комуникацији, чак иу писму.

Важно је напоменути да се жалба "Поштовани господине" не може користити без накнадне назнаке имена те особе. Такође треба избегавати скраћенице "Мр.", "Мс." Ако требате контактирати групу појединаца, дозвољено је да не наводите имена. Тада можете написати кратко: “Поштовани господине!” Према правилима, након позива, морате увек ставити знак узвика. На пример, слична фраза у пословном писму ће имати следећи облик. "Драги Алекандер Сергеевицх!"

У завршном делу можете користити различите опције. „Са најбољим жељама“, „Поздрави“, „Са надом у сарадњу“ и тако даље. Овде би жалбе требало да буду службени, али пријатељски тон.

Прављење последњег дела

Правилно попуњавање писма је такође веома важно. У завршном делу треба да сумирате оно што је раније поменуто. Међутим, не излажите закључке од 10 реченица. Треба имати на уму да се концизност и краткоћа вреднују у пословном стилу. Боље је ограничити једноставне фразе. На пример, дат ће се неколико конструкција које су релевантне у завршном делу пословне кореспонденције. Пословна писма морају бити попуњена што је могуће тачније и пристојније.

• Хвала на помоћи или пажњи. "Допустите ми да вам захвалим ..." "Хвала!"
• Обезбеђење примаоца у свему. "Биће нам драго да сарађујемо са вама."
• Нада за будућност. "Надамо се да ћемо ускоро добити одговор од вас."
• Захтев за било шта. "Били бисмо захвални ако пријавите резултате."
• Извињавам се због неугодности. "Извињавамо се због кашњења у плаћању."

Како се опростити од адресата

Упркос чињеници да пословна кореспонденција, у пословном писму, може да се опрости на различите начине. Да бисте то урадили, користите такозване закључне фразе.

На пример, следеће опције:

1. С поштовањем.
2. Регардс
3. Срдачан поздрав.
4. Желим вам пуно успеха у раду.
5. Надамо се да ћемо наставити сарадњу.
6. Драго ми је да вам будем на услузи.

Можда постоје друге опције. Овде је избор коначне фразе само ствар укуса.

Сигнинг

На самом дну листа пошиљалац мора ставити свој потпис. Али изузетно је важно да се ово уради како би документ имао званичан изглед.

Потребно је назначити позицију, иницијале, презиме и супротно ставити потпис. Осим тога, можете навести информације о контакту (особну адресу е-поште или број телефона). Ово ће показати примаоцу спремност да комуницира и сарађује.

Феатурес фаилуре

Такође је важно знати како направити пословно писмо ако је потребно нешто одбити. Уосталом, чак и прикривен негатив или одбијање неће проћи незапажено и довести до непријатних посљедица. Након тога неће бити могуће рачунати на позитиван или чак неутралан став према себи. Када пишете писмо, не морате се препустити емоцијама. Боље је да се држите у границама, чак и ако је прималац веома досадан. Писма о одбијању треба увек поново читати неколико пута, обраћајући посебну пажњу на тон поруке.

Порука не треба да почне са дефинитивним "не", у било којој форми. У супротном, прималац ће стећи утисак да је незанимљив и да нема смисла. У почетку је боље представити неоснована убедљива објашњења. Када се укратко наводе разлози за одбијање, можете без потешкоћа прећи на изјаву о чињеницама. Истовремено, према пословни етикет писма, препоручује се употреба формулације следећег типа.

• Нажалост, нисмо у могућности да испунимо ваш захтев.
• Искрено нам је жао, али смо присиљени да одбијемо вашу понуду.
• Ми дубоко жалимо, али не можемо задовољити ваш захтјев из сљедећих разлога.

У идеалном случају, на почетку писма треба укратко навести захтјев подносиоца захтјева. Тако ће схватити да су се они заиста упознали са његовим приједлогом и сигурно ће то цијенити.

Могућности писања е-поште

Данас су људи све више заинтересовани за писање пословног писма, ако га морате послати е-маилом. За такву кореспонденцију су сва иста правила, као што је описано раније. Међутим, електронске пословне поруке имају своје карактеристике.

• Пријава мора бити солидна и адекватна. На пример, заицхонок-масха@маил.ру је лоша опција, а дирецтор-петров@гмаил.цом је добра.

• Поље "субјект" је увек важно испунити. То ће разјаснити шта ће бити размотрено у поруци. Ако је писмо намијењено непознатој особи, онда би наслов требао бити занимљив. Али важно је не претјеривати. Теме у духу “Јединствена понуда само сада”, “Хитно” само ће изазвати одбијање. Наслов треба да буде састављен од 3-5 речи, стављајући суштину поруке у њих.

• Ако се кореспонденција води са странцем, прво му морате рећи како су сазнали за њега и шта компанија ради. Без таквог уноса, порука се може сматрати спамом и одмах уклонити.

• Важне тачке у тексту најбоље су истакнуте подебљано. У овом случају, неприхватљиво је користити различите боје.

• У е-пословном писму се не могу користити "капе". Чак иу поднасловима и наслову теме не би требало да буду континуирана велика слова. Исто важи и за дуплицирање интерпункције.

• Боље је поделити текст на параграфе, остављајући празну линију између њих.

• Што је порука краћа, брже ће одговорити.

• Потпис мора бити постављен. То се у е-маиловима обично састоји од неколико редова, укључујући име и положај пошиљаоца, име компаније, број телефона и адресу веб сајта.

• Можете приложити текстуалне датотеке и слике на слово. Ово је веома згодно, јер додатни материјали, коментари, објашњења и детаљни описи одвлаче пажњу од суштине. Зато је боље да се не налазе у тексту писма, већ у приложеним датотекама.

• Ако се пословна кореспонденција одвија већ дуже време и када је успостављен топли однос поверења, онда је употреба емотикона дозвољена у е-маилу. Помоћи ће да се мало "оживи" и смањи комуникација. Али не треба их злоупотребљавати, а на папиру су углавном неприхватљиви.

Инструкције за писање

Састављање пословног писма може се подијелити у неколико фаза.

1. Прво треба да наведете примаоца. Да бисте то урадили, у горњем десном углу обрасца потребно је уписати иницијале, презиме и позицију примаоца. Ако је прималац организација, онда треба навести њену правну адресу.

2. Жалба примаоцу. Треба да се постави испод центра форме. Већ је речено које се фразе могу користити. Обично жалба изгледа овако: "Драги Игор Петровицх!"

3. Изјава о сврси. Испод нове линије морате написати главне мисли, цијелу ствар, наводећи разлоге за жалбу. Ако говоримо о неким проблемима, онда је вредно предложити решења за то. Ако је ово предлог за сарадњу, онда морате да објасните како ће се то догодити. Ако писмо одражава жалбу, онда је вриједно тражити конкретне мјере. Једном речју, прималац из текста треба да разуме шта тачно желе од њега.

4. Завршни део. И на крају, из нове линије треба да убаците последњу фразу и потпис.

Даље, биће размотрено неколико узорака пословних писама како би се још јасније утврдило како их тачно саставити.

Писмо захвале

Овај узорак показује какво писмо захвалности може имати. Међутим, у овом примеру постоји један недостатак. Уместо ретка „Водећој компанији“, могло би се уметнути поздравна фраза и имена оних којима је писмо намењено.

Рекуест леттер

Ово је узорак пословног писма. У њему нема недостатака. Слиједила су сва правила за писање службеног писма. Из текста постаје све јасно који је проблем настао и шта треба учинити да се то ријеши. Порука садржи и све детаље контакта, поздравну поруку, завршну фразу и потпис.

Тако је публикација показала како писати писма намијењена пословним партнерима. Ово треба урадити коректно и коректно, како се не би изгубило лице. На крају крајева, будућност компаније зависи од тога. Такође је важно на време одговорити на пословну поруку. Ово се може учинити у року од три до седам дана од дана пријема писма.