Документација је ... Електронски систем за управљање документима

Финансијски и рачуноводствени документи су посебна основа за читав низ пословних процеса у предузећу. Циркулација докумената је скуп таквих радова, међу којима је лавовски део посвећен примарној документацији. Због тога многе компаније раде на побољшању радних токова везаних за финансијску документацију, смањују време, материјале и финансије у свакој области, елиминишу људски фактор. Постоји неколико начина за постизање жељеног ефекта. Једна од њих, а најефикаснија, јесте организација тока рада користећи електронске технологије.

Такав систем вам омогућава да оптимизујете све процесе повезане са финансијским документима предузећа, чинећи такву документацију без папира. Међутим, за почетак је вредно одлучити да је ток докумената сложен систем интеракције у сваком предузећу, у чијем је раду потребно добро разумјети. То је једини начин да се гарантује квалитетно извршење задатака и примљених команди.

Главне карактеристике

Ток докумената је животни циклус финансијског документа од времена када је креиран до тренутка када је његова функционална сврха завршена. Овај термин се може односити не само на интеракцију рачуноводства, већ и на производњу, особље, складиште, трговину, канцеларију, комерцијалну дјелатност.

Управљање документима је повезано са одређеним проблемима:

- привремени губитак;

- губитак докумената на путу;

- подношење извјештаја у погрешно вријеме;

- папирне архиве су далеко од савршеног.

Решавање проблема

Горе наведене тешкоће могу се ријешити на неколико начина. Све су оне повезане са реорганизацијом и реструктурирањем свих процеса којима се документ бави. Узорак таквог решења је готов програм за коришћење у предузећу. Конкретно, таква решења нуде 1Ц.

За компаније било које величине, организација таквог догађаја је сложен, вишеступањски и прилично скуп процес. Потребно је доста времена и ресурса. Реорганизација административног рада и радног тока могућа је само преко професионалаца високе класе. И овде има много питања која се односе на оне чије снаге треба да спроводе такве активности у целом предузећу.

Потреба за додатним особљем

Организација протока докумената може захтевати укључивање посебног одељења у предузеће, које ће не само радити са успостављањем целокупног система, већ ће бити одговорно и за коначни резултат. Наравно, квалитет рада из таквог решења је само користан, али се овај метод добро показао у решавању индивидуалних проблема, а то неће бити довољно да се промени читава структура интеракције у предузећу. И ово решење има недостатке и веома је значајно.

Прилично је тешко наћи запослене са потребним квалификацијама и нивоом компетентности у овом питању. У организационој структури и кадровима компанија ће морати да направи читав низ промена. Компанија ће сносити додатне трошкове платни списак и опрему за додатне послове. А најважнија ствар тиче се чињенице да без елиминације физичког рада значење у таквој реорганизацији потпуно нестаје. Људски фактор је повезан са појавом механичких грешака које могу довести до кршења радних процеса са документима.

Привлачност организације треће стране

Да бисте организовали електронски ток докумената, можете користити услуге треће стране, која ће бити одговорна за прикупљање и комплетирање свих информација, њену накнадну обраду, правилно архивирање и чување све документације. Међутим, у овом случају постоје одређени недостаци. Канцеларијски рад и управљање документима, које организују такве организације, могу коштати прилично велику количину. Праћење рада таквих компанија трећих страна ће бити непотпуно, што је понекад пуно нових проблема. Не постоји гаранција потпуне поверљивости, тј. Немате гаранцију да вредне информације неће бити процуреле. Ако процес не изгуби физички рад, онда ће таква реорганизација бити слична промени шила за сапун, јер ће се трошкови повећати, али ништа се неће променити. Неодговарајући план рада може довести до нових потешкоћа у раду.

Аутоматион

Компромис и исправна одлука ће бити да се искористи потенцијал сопствених запослених, док се за развој аутоматизованог електронског система за управљање документима користи додатни програмер треће стране. Аутоматизација сваког производног процеса је у потпуности оправдана. Овај случај није изузетак. Систем електронског управљања документима оптимизује и побољшава радне процесе повезане са финансијским, рачуноводственим и другим радовима, чинећи рад целог предузећа ефикаснијим. Овај метод треба детаљније размотрити.

Фазе имплементације

Управљање електронским документима је организовано у неколико фаза. Први од њих је свеобухватно истраживање компаније која је заинтересована за имплементацију. Искусни стручњаци обично анализирају, проучавају путеве кретања сваког документа, све карактеристике тог процеса, добијају одређену идеју о структури и специјализацији предузећа. Затим се одређује шта клијент има потребе. Клијент специфицира своје захтеве за функционалношћу система, број места која су потребна за аутоматизацију, циљеве процеса који се покреће и друге. Узимајући у обзир све примљене информације, развијен је акциони план који може помоћи у побољшању и рационализацији тока докумената организације. За овај пројекат се припрема технички задатак, одабире се неопходна софтверска опрема, која ће се користити за покретање распореда рада. Није искључена потреба за куповином и употребом посебне опреме.

После свега тога, постоји директно увођење новог система, његово лансирање и прво тестирање, подешавање. Такав пројекат претпоставља да ће обука корисника бити спроведена. Типично, управљање документима 1Ц имплементирају компаније са накнадним одржавањем система, техничком подршком, као и побољшањем и ажурирањем, ако је потребно.

Карактеристике аутоматског ЕДС-а

Након описа главних фаза аутоматизације процеса, можете открити такву ствар као што је електронски ток докумената у потпуности. Под тим се подразумијева пуноправни вишекориснички систем управљања, који представља велику архиву рачуноводствене документације, у смислу физичке имплементације. Захваљујући имплементацији система, могуће је оптимизирати процесе рада са документима на различитим нивоима. Веома је тешко организовати рачуноводствене документе у форми електронске архиве, а могуће је остварити поузданост базе података, у којој се чувају не само финансијски документи, већ су и разни послови са њима неопходни за потпуно функционисање читавог система рачуноводственог управљања.

Искористите имплементацију

Нови распоред тока посла решава много проблема, посебно, запослени ће уштедети до 80% времена које су претходно провели на папиру. Аутоматизација складиштења докумената отвара широке могућности у смислу складиштења неколико верзија истог документа, које ће бити доступне за рад и ажурирање информација на интернету. Проток докумената 1Ц је одлична прилика за праћење и проналажење датотека од интереса у само неколико секунди. У електронској архиви пронаћи жељени документ је много лакше него у традиционалном папиру.

Да бисте одштампали документе потребно је потрошити прилично велике износе новца, а након имплементације система за електронско управљање документима нема потребе да се штампа толико папира. Као резултат тога, уочит ће се значајна финанцијска уштеда. То је због убрзања процеса аутоматског рада, смањујући просјечне трошкове обраде сваког документа, побољшавајући перформансе цијелог система.

Систем поделе власти

Неки документи могу бити ограничени. То ће вас заштитити од цурења, крађе и нежељеног губитка важних докумената. Сам систем контролише доступност свих потребних докумената, запосленици стално имају могућност да прате присуство одређеног документа. Систем тока посла омогућава неколико запослених да истовремено раде са истим документом, што елиминише потребу за креирањем више копија на папиру.

Комбиновање архива

Главна карактеристика електронске архиве је да се сви документи налазе у једном централизованом спремишту. Уз помоћ овог решења, рад са ЕМС-ом постаје једноставнији и профитабилнији, нарочито се односи на холдинг компаније, групе компанија, дилерске, филијалне и друге мрежне структуре. Средства се штеде и при изнајмљивању различитих просторија, канцеларија, у којима су раније децентрализоване архиве стављене на папир.

Додатне погодности

Пошто су сви документи на једном месту, они су правилно обрађени, на време пренесени у архиву, квалитативно праћени и могу се наћи у сваком тренутку, сви ризици повезани са пореским ревизијама могу се свести на нулу.

Шта је пожељно?

На руском тржишту информационих технологија СЕД-ови постају све популарнији, међутим, најчешће се ради о високо специјализованом софтверу који је развијен за рјешавање врло специфичних задатака. Куповином ће клијент моћи ријешити само типичне задатке који су заједнички већини предузећа. Појединачни задаци ће бити неријешени, што ће смањити ефекат увођења такве технологије. Стога је пуна аутоматизација могућа само у случају стицања система способног да реши све задатке клијента, узимајући у обзир све индивидуалне карактеристике купца. Управљање електронским документима је платформа високе технологије за препознавање, скенирање и обраду папирних докумената. У овом решењу уграђена је основна функционалност која се може обрадити за задатке одређеног предузећа.

Користи од увођења ЕДС-а

Време проведено у предузећу за обраду докумената је значајно смањено. Постепено, сва документација се премешта у централизовану електронску архиву, где је погодно и лако наћи папире ако је потребно. Свако кретање докумената је лако пратити. Електронске верзије финансијских, рачуноводствених и других радова могу се радити колективно. Приступ датотекама је ограничен. Процес је под потпуном контролом. Није потребно штампање папирних носача, што омогућава смањење финансијских трошкова. Просечна цена обраде једног објекта пада неколико пута. Казне и порески ризици су минимизирани.

Закључци

Потребно је побољшати систем тока рада, тако да свако предузеће пре или касније долази до пребацивања система у електронски облик. Да бисте то урадили сами, прилично је проблематично, јер захтева ангажовање целокупног особља квалификованих стручњака у овој области: консултаната, аналитичара, програмера, програмера. Само они су у стању да имплементирају систем, постижући најефикаснији резултат.