Менаџер канцеларије: потребне вештине и одговорности

У модерном друштву појавиле су се многе нове професије, за које се ни прије неколико деценија није ни чуло. Али иновације постепено и стварно улазе у наше животе, а јучерашњи ученици размишљају о вјечном питању "ко ће бити". Девојчице су посебно привучене професијом "канцеларијски менаџер". Шта је овај посао и које вештине морате имати, размотрићемо у овом чланку.

Какав је то менаџер

Из наслова је јасно да је позиција "канцеларијског менаџера" повезана са присуством у канцеларији и управљању текућим пословима предузећа. Запослени се бави документацијом, разним информацијама и посјетиоцима.

Углавном дужности менаџера повезане са документима. Свако зна да се наредбе, референце и други папири морају правилно извршити, регистровати и уредно чувати.

Поред тога, било коју компанију увек посећују купци, купци или партнери, и они морају бити правилно распоређени тако да људи дођу до особе која им је потребна. Све информације које долазе извана прихваћа и руководилац канцеларије, чија је дужност да правилно дистрибуира податке међу јединицама.

Радник дате професије такође комуницира са људима који први долазе у организацију. А понекад је управо тај контакт довољан и нема потребе да се одврате од људи који су виши. Менаџер канцеларије може дати информације које су потребне посетиоцима или документ. Ако вам је потребан контакт са другим људима, одређује се погодно време за свакога.

Непосредне одговорности

Дакле, схватили смо ко је канцеларијски менаџер. Одговорности:

1. Рад са улазном и излазном документацијом. Систематизацијом свих долазних писама (и електронских и редовних), могу се дати потребни одговори. Ако је то у надлежности других особа, пребаците се на одговарајућу службу.
2. То је веза између посетилаца и шефова. Региструје посетиоце, прави састанке, помаже у решавању примарних проблема.
3. Сви телефонски позиви и факсови су такође први да дођу до канцеларијског менаџера.
4. Припрема потребне документе, као што су наредбе, прописи, извадци.
5. Прикупља потребне информације и израђује извјештаје о томе, припрема аналитичке извјештаје.
6. Припрема за састанке и конференције је такође дио његове надлежности.
7. Одговоран за уредску опрему са свим потребним прибором. У складу с тим, он одржава рутински запис о присутности и потреби за материјалним вриједностима. Учествује у куповини и прихватању богатства.

Менаџер канцеларије, чије су одговорности веома разноврсне, заправо је "господар" канцеларије. Много посла лежи на његовим раменима, а читав рад установе може пропасти без правилног и компетентног вођења.

Како заузети слободно мјесто?

Да бисте добили посао, прво што морате да кажете и покажете послодавцу ко сте. За ово се користе различити упитници и биографије.

Резиме директора канцеларије, као и другог запосленог у канцеларији, мора да садржи основне тачке на које се обраћа пажња.

Главне тачке сажетка

1. Пуно име
2. Контакт детаљи.
3. Образовање
4. Искуство и достигнућа.
5. Персоналити.

Пожељно је додати нешто из главних тачака. Требало би да покушате да заинтересујете потенцијалног послодавца тако да вас од укупне масе изабере.

Иако овакав рад може изгледати досадан сам по себи, канцеларијски менаџер неће се заглавити у рутину. Креативност и самодовољност се очекују од особе на овој позицији, стога ће одмах обратити пажњу на релевантни сажетак.

Представљамо себе

• Резиме директора канцеларије, наравно, треба да садржи главне тачке које су свима познате. Али и монотони упитник, сви су већ уморни. Посебно је опасно користити клишеје који су били узнемирени.
• Резиме - ово није ништа као само-промоција. А канцеларијски менаџер је цела организација. За ово, пре свега, морате бити у стању да се представите.
• Они састављају упитнике, обично на компјутеру, и зато би требало да буду лепо декорисани. Препоручује се да направите титлове, при чему свака идеја додељује посебан пасус. Тиме показујете своју способност да јасно и логично размишљате.
• Не треба се уплитати у дуге казне, по правилу не читају до краја и прелазе на другу.
• Немојте се плашити да пишете о својим хобијима, али немојте их растезати за пола странице.
• Ипак, главна ствар за канцеларијског менаџера је доступност писмености, јасноће и доследности, дакле, писање резимеа, писање без грешака, кратко и тачно.
• Десцрибинг иоур личне квалитете Запамтите да канцеларијски менаџер мора бити дружељубив, да може наћи контакт са било којом особом и истовремено бити пријатељски настројен.

Какво образовање је потребно

Да би се запослио као менаџер у уреду, најбоље је имати високо економско образовање. Али чак и ако немате економски универзитет, а позиција привлачи, можете добити обуку на специјалним курсевима. У сваком случају, високо образовање увијек вреднује послодавац више него секундарно, ако не и економично.

Такође, многе компаније имају захтјеве за језичке вјештине. Истовремено, и слободна комуникација и читање новина, њихов превод је важан.

Наравно, канцеларијски менаџер је обавезан да разуме канцеларијску опрему и савршено поседује компјутерске програме потребне за рад.

С обзиром на то да позиција руководиоца канцеларије захтева припрему и припрему разних докумената, потребно је основно знање из судске праксе.

А ако имате курсеве из психологије, то ће само повећати шансе за запослење. На крају крајева, запослени у овој позицији много комуницира и позван је да реши многе спорне ситуације и сукобе.

Секретар или управник канцеларије: у чему је разлика

Након што је радио као „секретарица“, канцеларијски менаџер може бити наставак каријере. У чему је разлика и које су разлике између рада ових двију особа? Да видимо.

Да ли сте секретарица ако:

• Одговорите на телефонске позиве.
• Водити евиденцију случајева, састанака и планова руководиоца организације.
• Ангажован је у поступку издавања и издавања дозвола.
• Ви сте задужени за авионске карте, хотелске резервације итд.
• Припремите супервизора за чај и кафу и посетиоце.
• Примајте улазну документацију и редистрибуирајте је.

Зашто онда треба канцеларијски менаџер?

Ово је својеврсни корак напред у каријери. По правилу, у великим организацијама постоји неколико руководилаца и, сходно томе, секретари. Очекивани опсежни рад. Менаџер канцеларије је задужен за њих и координира њихове акције.

Поред тога, он координира рад млађег особља, као што су радници, чистачи. Ако компанија има само неколико аутомобила, онда су возачи подређени њему.

На рамену канцеларијског менаџера, канцеларијске опреме: куповина, отказивање и закључивање уговора о снабдевању.