Оутсоурцинг - шта је то? Дефиниција, врсте, карактеристике и уговор
Посао је тимска игра. Не можете једнако добро разумети све аспекте. Међутим, одвођење специјалиста у државу и плаћање плате није увијек профитабилно. Нарочито у почетној фази, када се компанија само диже. Оутсоурцинг долази у помоћ. Шта је ово?
Шта је оутсоурцинг?
Замислите да компанија отвори нову канцеларију. Постоји особље менаџера, али неко мора да транспортује опрему, повеже канцеларијску опрему, постави компјутере и интернет. Не креирајте исте за ове појединачне пуну робу и системске администраторе. А како онда бити?
Покушајмо да објаснимо са примером. Шта радите када се нађете у страном граду без аутомобила?
Најам страног аутомобила: са возачем - таксијем или без њега - за изнајмљивање. Исто можете урадити и са особљем: потребан је тим покретача или је потребно успоставити локалну мрежу у канцеларији - контактирајте специјализовану компанију која ће вам обезбедити потребан број стручних радника за одређено време. Ово је оутсоурцинг. Шта је то - јасно је, идемо даље.
Организација треће стране може бити одговорна за одређену област вашег пословања у којој ин-хоусе стручњаци нису јако јаки. Често, мале фирме користе услуге адвоката трећих страна, рачуновођа, позивних центара.
Стручњаци треће стране ће спровести независну процену имовине или ревизију компаније када је важно да убедите треће стране у објективност истраживања - потенцијални зајмодавци или пословни партнери.
Јер ће морати да плати. Међутим, понекад је јефтиније, лакше и брже него самостално тражити одговарајућег стручњака и одвести га у државу.
Приближна слика у вези са чињеницом да је то оутсоурцинг и како то функционише требало је већ да се формира у вашој глави. Сада овом концепту дајемо дефиницију:
Оутсоурцинг је пренос одређених функција на трећу организацију која дјелује у овој области, на основу уговора о плаћеној услузи.
Звучи тешко, али, у ствари, све је једноставније него што се чини - проналазите адекватну компанију, склопите споразум са њом и пренесете неке њене функције на њу, на пример, књиговодство. А за пружање ових услуга морате да платите.
Како не би погрешили са избором?
Овде постоје две важне тачке:
Правилно бирајте организацију, коју ћете повјерити свом послу.
Закључите споразум у којем ћете детаљно изложити све услове трансакције: који посао треба обавити, у којем квалитету иу којем временском року. Важно је јасно разумети који резултат очекујете од партнера. И то би требало да схвати.
Како пронаћи поузданог партнера?
Узмите услугу као што је књиговодство. Постоје различите компаније: мали ресторан у којем раде чланови породице или велика корпорација која гради нове четврти. Слично томе, рачуноводствене фирме ових компанија ће бити различите.
Морате пронаћи партнера који:
добро упућен у специфичности вашег пословања;
има везе у круговима који су вам потребни: банке, тако да можете добити хитан кредит, или у пореској управи;
има беспрекорну репутацију међу фирмама као што је ваша;
спремни за рад са вашим прометом;
дијели циљеве, политике и мисије вашег пословања.
Није лако. Није ни чудо што бизнисмени кажу да је проналажење доброг партнера теже од жене. Ви и ваш партнер треба да се савршено разумете. Тек тада ће се испоставити да ће изградити обострано корисне и дугорочне односе. Шта је ово?
Код оутсоурцинга увијек ће бити потешкоћа - без обзира на то који дио посла желите пренијети неком другом. Није лако покупити фирму која пружа правне услуге, а разумни продавци, па чак и непажљиви покретачи могу изазвати много невоља.
Неопходно је "навикнути се" једни на друге. Партнерство је способност да се ставимо на место другог, жељу за компромисом. То морате да осетите пре него што потпишете уговор о оутсоурцингу.
Теби није било среће први пут. Морат ћемо "пољубити тисућу жаба" да нађемо "нашу принцезу". Сомедаи луцки. Наћи ћете компанију са којом сте удобни и профитабилни за рад.
Када се то догоди, учините све да консолидујете ову узајамну симпатију. Међутим, у пословном свијету све се мијења врло брзо. Зато будите спремни на чињеницу да ћете се прије или касније морати одвојити.
Шта тражити приликом потписивања уговора?
Помоћи ће вам логика, разборитост и здрав разум. Обратите посебну пажњу на следеће тачке:
јасно идентификовати све услуге које оутсоурцинг, направити анекс уговора са детаљним детаљима;
Обавезно одредите датум почетка и завршетка радова, рок трајања уговора је једна од најважнијих тачака уговора;
обје стране морају јасно разумјети цијели процес рада: које процедуре се морају провести, у којем временском оквиру, како ће се сам процес организирати;
размислите и јасно опишите поступак поравнања - нећете моћи тражити одлагање ако то није предвиђено одговарајућом клаузулом;
поделити не само обавезе, већ и одговорност, и мало се сложити о “ријечима” - све јасно написати у уговору о оутсоурцингу;
утврђује права и обавезе странака;
Обавезно опишите поступак, рокове и услове за раскид уговора;
обезбедити у уговору кључне показатеље перформанси - КПИ, тако да извођач зна који се индикатори очекују од њега.
Да бисте радили ове тачке је ваша одговорност као пословног менаџера. Ваши адвокати ће се побринути за остало. Али слепо поверење својим запосленима није вредно тога - увек неколико пута и пажљиво прочитајте било који папир пре него што га потпишете.
Које врсте оутсоурцинга постоје?
Према међународном систему класификације, на овом тржишту постоје:
продукцијски оутсоурцинг - рекламна агенција користи снагу штампарије за штампање календара или визит картица;
оутсоурцинг одвојених пословних процеса - рачуноводство, правно одељење или цалл центар вашег бизниса се опслужује од стране треће стране;
оутсоурцинг особља - вашу канцеларију чувају запослени у приватној сигурносној компанији;
ИТ оутсоурцинг - направите сајт и испуните га корисним садржајем.
Поред тога, оутсоурцинг се може поделити на спољашње и унутрашње: ваше рачуноводствено одељење одржава треће лице у својој канцеларији, односно споља, а ваш производ чува чувар - налази се на вашој територији, односно унутра.
8 предности оутсоурцинга
Оутсоурцинг је користан, посебно за мале компаније. И ево зашто:
нема потребе да се ометају секундарни пословни процеси;
смањење трошкова - често стално плаћање зараде запосленом је скупље;
сви ресурси унутар компаније фокусирају се на стратешке циљеве;
повећава се квалитет произведених производа;
постоји раздвајање ризика и одговорности са компанијом треће стране;
омогућава вам да добијете најбоље извођаче за прихватљиву награду;
смањује ризик од недостатка радне снаге или потрошног материјала;
позитиван утицај на инвестициону атрактивност компаније.
Сергеј Наумов, шеф регионалног савеза предузетника из Воронежа, у интервјуу са хр-порталом, описујући своје искуство, рекао је да му је оутсоурцинг помогао да се ослободи сопственог возног парка и смањи трошкове 2-3 пута.
Према његовим ријечима, флота је донијела само главобољу: стално тражи резервне дијелове, поправља стару опрему. Штавише, значајни ресурси су били укључени у овај процес: морали смо да чувамо цело особље возача, добављача, механичара и да им плаћамо плату. И за сву ту заштиту је била потребна. Оутсоурцинг је решио проблем.
Је ли све стварно тако глатко?
Сјетите се недавне совјетске прошлости. Особље предузећа било је својеврсно кохезивно тијело, једна цјелина. То је био тим ентузијаста који су радили не за новац већ за идеју.
Сви су имали заједничку мисију и вриједности, крећући се у складу. Спремни смо да увијек долазимо да помогнемо некоме и замијенимо их са собом, ако је потребно.
И сада покушајте да успоставите посао ако у том процесу учествује десетак различитих компанија, од којих свака жели да уграби комад дебље и брани само своје интересе, не бринући се за друге и опште добро.
Како бити? Совјетски модел је сувише тежак, прождрљив и гломазан за модерну економију. А оутсоурцинг, иако побољшава ефикасност, не дозвољава тиму да ради као један организам.
Само један излаз - тражити средину. Није свако предузеће потребно треће стране. Такође, пошто се не може сваки процес екстернализовати.
Овде се свакој ситуацији мора приступити индивидуално. Негдје је профитабилније увести модерна рјешења и побољшати ефикасност, негдје - задржати стручњаке с пуним радним временом.
Пракса показује да је немогуће имплементирати оутсоурцинг тамо гдје постоји ризик од несреће или заустављања континуиране производње. Ако требате доносити одлуке и дјеловати у року од неколико сати, а понекад и за минуте, за овај дио би требао бити одговоран само стручњак с пуним радним временом. Ово се посебно односи на индустријска предузећа и индустрије са високим степеном опасности.
10 разлога да одбијете оутсоурце
Сада када знате шта је то - оутсоурцинг, врсте и примјери о којима смо расправљали горе, приликом одлучивања, обратите пажњу на сљедеће:
Крпање финансијских рупа кроз оутсоурцинг није најбоље рјешење. Ако су стална средства у лошем стању, опрема је истрошена и потребна јој је поправка, мало је вјероватно да можете управљати само оутсоурцингом. Овде су нам потребне капиталне инвестиције и модернизација целокупне производње.
Ваш запослени исецете онолико задатака колико мислите да је потребно. Наручилац посла ће урадити само оно што је написано у уговору - ни више ни мање. И уопште није неопходно да то учини боље него стално запослени. Али "оптерећење" његових додатних одговорности једноставно неће радити.
Члан особља вреднује своје радно место и одан је вама. Наручилац таквих клијената као што можда имате десетак или чак не један. Покушајте да одложите плаћање за недељу дана и одмах осетите разлику.
Мало је вероватно да ће и наручилац посла бити добро упознат са специфичностима ваше компаније, као професионалцем који је стално растао у вашем тиму.
Наручилац посла има приступ свим подацима ваше компаније. Наравно, само у оквиру своје надлежности, али ипак. Таква особа може добро искористити информације добијене у њиховим властитим интересима. Где је гаранција да такав запослени неће “спојити” информације са вашим конкурентима?
Оутсоурцинг Ревиевс
Неко се позитивно односи на овај феномен, други - напротив, на сваки могући начин проклињу дан када су одлучили за такав експеримент. И сви ће вам испричати своју причу.
Већина људи се жали на лош квалитет и немаран однос према раду. Поготово ако вам је потребан особље са ниским квалификацијама: утоваривачи, чистачи, пакери.
Вањски радници ангажирају такво особље за рекламе на интернету, на аутобуским станицама, у јавном превозу. Плаће су ниске, промет је луд. Јасно је да је "контингент" прикладан. Одакле долазе марљивост и одговорност? Људи долазе за неколико дана, у најбољем случају - мјесецима. Таква оутсоурцинг организација ствара негативну репутацију за ову врсту активности.
Још једна ствар - име компаније која се бави пружањем услуга: рачуновође, адвокати, ИТ стручњаци. Да би се одупрли жестокој конкуренцији, они једноставно морају да привуку само квалификовано особље и раде са пуном посвећеношћу.
Вероватно ћете наћи само позитивне критике о таквим компанијама. Међутим, такви оутсоурцери се не размјењују за ситнице. За свој рад су одговорни за свој углед. Стога, трошкови оутсоурцинга одговарају квалитету.
Све зависи од величине вашег посла и задатка. Ако вам је потребан неко да поднесе пореске пријаве за вас једном у кварталу, таква компанија неће радити за вас. Њихови трошкови услуга су превисоки.
Поред тога, мало је вероватно да ће пристати да раде са малим предузећем или индивидуалним предузетником. Такве фирме су заинтересоване за размјере.
Такође морате тражити неког скромнијег. Међутим, овде се ризик од ненадлежности повећава много пута. Оутсоурцинг компанија (оно што јесте, види горе) треба да одговара вашем нивоу: обим пословања, промет и искуство.
Обратите пажњу само на компанију у својој "тежинској категорији". Ако тек почињете, нема смисла читати рецензије о тржишним лидерима. Погледајте ближе најбоље од њих. И тек тада доносимо коначну одлуку.
Хајде да сумирамо
Тражите помоћ од фирми треће стране или развијате своје особље? Свако одлучује за себе. Најчешће је корисно за мале приватне компаније: ИП или ЛЛЦ. Оутсоурцинг је заиста много помогао - трошкови су се смањили, а укупна ефикасност је порасла.
Међутим, постоји много примјера када таква сарадња није завршена ништа добро. Штавише, у таквим ситуацијама налазе се не само приватне компаније, већ и држава.
Довољно је подсјетити на највећи неуспјех - реформе бившег министра обране Анатолија Сердјукова. Иако је оутсоурцинг помогао да се ослободи око 72.000 војника за извршавање њихових директних задатака, повезан је низ скандала о корупцији високог профила са укљученим организацијама.
Према Сергеју Схоигу, експеримент је потпуно пропао. У наредном периоду, Министарство одбране планира да напусти услуге таквих компанија, потпуно су несолвентни у војним условима.
Пре свега, сами војници су патили - квалитет пружених услуга је био низак и није одговарао крајњем кориснику. Поред тога, трошкови су порасли за 49 милијарди рубаља.
Релативно је сигурно да се екстерним компанијама повери задатак сервисирања бизниса: оутсоурцинг рачуноводство, сигурност, чишћење и друго. Штавише, њихови запослени ће се моћи концентрисати на решавање важнијих стратешких задатака и кључних пословних процеса.
У сваком случају, треба имати на уму: неке функције можете пренијети на трећу компанију, али у сваком случају сте одговорни за одговорност, као и за доношење кључних одлука. Ово је твој посао.