Период чувања докумената у организацији: важно је знати

"Слушај, хајде да све бацимо", рече ми директор, показујући на полицу напуњену кутијама докумената пре седам година. Одговорио сам му: "Није тако једноставно, понекад је чување докумената у организацији неколико деценија." Директор ми је веровао, а наш изворни отпадни папир је наставио да скупља прашину на полицама архива. До следећег пута - када се постави питање стицања новог сталка, онда ћемо сви издвојити и оставити само оне документе чији рок чувања у организацији није стварно истекао.

Колико документације треба похранити?

Потреба за складиштењем докумената је назначена Савезним законом од 22.10.2004 Н 125-ФЗ “О архивским пословима у Руској Федерацији”. Поред тога, постоје три листе које одобравају рокове за чување докумената у архиви за јавна и приватна правна лица у разним сфера активности. Документација акционарских друштава треба да се чува у складу са Правилником о поступку и условима чувања докумената акционарских друштава, усвојеним. Одлука Федералне комисије за тржиште хартија од вриједности Руске Федерације од 16.07.2003. Бр. 03-33 / пс.

Посебни рокови за вођење евиденције

Најкраћи рок трајања је 1 година, а максимум 75 година. Нећу их именовати по имену за сваки документ, што је веома много. Поред рокова одређених за заједничке документе, као што су кадровски, финансијски, рачуноводствени, порески и електронски документи, организација има свој период складиштења папира за радове у различитим областима индустрије, медицине и сигурности. Размотрите периоде током којих треба чувати најчешће радове који постоје у било којој организацији.

Услови чувања заједничких докумената

Следећи периоди чувања докумената у предузећу почињу крајем извјештајне године, односно године у којој су документи издавани. Оснивачки документи, лиценце, патенти, пасошне трансакције не подлежу уништењу и морају се трајно чувати.

Документи за особље:

• распоред особља - стално;
• потврђивање несреће - 45 година;
• потврђивање појаве професионалне болести - 75 година;
• лични посао запосленог - 75 година;
• сви документи који се односе на активности запосленог под посебним условима рада - 75 година.

Финансијски документи:

• информације о обрачуну и плаћању пореза - 4 године;
• потврђивање трошкова насталих у вези са обуком запослених - током читавог периода обуке плус још једну годину, а најмање четири године;
• потврђивање износа насталих губитака у будућности - током читавог периода док је пореска основица умањена за пренесени губитак;
• потврђивање обрачуна доприноса за осигурање ванбуџетским фондовима - 6 година;
• ЕДС сертификати морају се чувати још 5 година након истека године у којој истекне цертификат;
• прихваћа се у ФСС путем електронских комуникационих канала, калкулација направљена у форми 4-ФСС, и потврда о пријему - 5 година;
• обелодањивање рачуноводствених докумената и извештавања - 5 година;
• благајнички чекови, благајнички дневници, фискалне меморијске јединице, електронске контролне траке, други обрасци који потврђују новчана плаћања - 5 година;
• пасошна верзија КПК - за цео период трајања пасоша.

Чување докумената у организацији у неким случајевима може бити одређено од стране правног лица, али не може бити мање од периода наведених у законодавним актима.

Како грабити остатке папира?

Временом, организација прикупља огромну количину различите документације. Да се ​​не би заглибили у новинама, потребно је формирати комисију (која се обично састоји од три особе), која би вршила испитивање предмета вриједности и растављала радове у сљедеће категорије, у зависности од периода у којем су документи похрањени у организацији:

• под сталним чувањем у архиви државног органа;
• документе који се морају чувати више од 10 година у архиви правног лица;
• који морају бити привремено ускладиштени у архиви јединице, а не дуже од 10 година;
• документи који се дозвољавају да буду уништени на датум истека.

Поступак уништавања докумената

Када се документи уништавају, саставља се акт. Не постоји стандардизована форма за таква дјела, она је састављена у слободној форми, одређена по налогу начелника. У њему треба навести не само име и све детаље организације, већ и, обично у облику табеле, називе докумената (случајева), период када су креирани, број листова или, ако је обим предмета под једним именом велик, број запремина . У истом акту можете додати колоне фактуре за пренос-пријем докумената за уништење.