Телефонска порука - шта је то?

Модерне технологије вам омогућавају да брзо и ефикасно пренесете било коју информацију, тако да телефонска порука данас није најпопуларнија врста поруке. Ипак, овај начин информисања је и даље релевантан. У коју сврху је телефонска порука? Како примити и организовати такву телефонску поруку?

Шта је то?

Шта је телефонска порука? Ово је метод брзог преноса сервисне поруке телефоном. Како се овај начин информисања разликује од једноставног телефонског позива? Пре свега, чињеница да пријем и пренос, као и даље складиштење треба да буду прописно документовани и регистровани. Само у овом случају, порука се може сматрати телефонском поруком и има правну снагу.

Информација коју телефонска порука може да садржи је обавештење, пословна порука или налог менаџмента (супериорне организације). Могућност обавјештавања на овај начин фиксирана је не само у правилима (упутствима) тока документа предузећа, већ иу законодавним актима који регулишу поступак за судске поступке (АПЦ и ЗКП РФ). Дакле, телефонска порука није само разговор, већ кратак и изузетно приступачан облик преноса сервисних информација.

Које информације могу послати телефоном?

По правилу, уз помоћ телефонске поруке, уобичајено је да се преносе информације и упити потребни за брзо рјешавање производних питања и организацију процеса рада:

• Информације о именовању, отказивању, преносу времена и датума догађаја. Ова категорија укључује обавјештење о мјесту и времену одржавања судског рочишта, предвиђеним процедуралним правилима.
• Захтеви за хитно пружање информација, извештавање и тако даље.
• Позиви на догађаје: састанци, конференције, методичке асоцијације и тако даље.

• Захтјеви и приједлози за делегирање представника организације на пословна путовања, на теренски рад.
• Збирни извјештаји, резултати истраживања, анкете и друго.

Како послати поруку?

Како исправно послати обавештење о телефонском позиву? Припрема и пренос информација на овај начин обухвата следеће кораке:

• Припрема нацрта. Мораћете да напишете текст будуће телефонске поруке. Треба да буде написан на приступачном, концизном језику, избегавајући сложене, жаргонске или очигледно уобичајене говорне преокрете, двосмислености, тешко изговорене фразе. Обим текста не треба да садржи више од 50 речи. Ако је потребно, телефонска порука се договара са особом у чије име се та информација преноси.
• Телефонска порука се издаје у складу са правилима документације која се успоставља у организацији: на папиру са задатком датума и редним бројем. Особа у чије име се шаље порука треба да прочита и потпише телефонску поруку.
• У ситуацији када се порука шаље на неколико претплатника, поред телефонске поруке, сачињава се листа са именом и бројем телефона сваке организације.

• Телефонска порука је регистрована у посебном часопису (ако се чува у организацији) или одлазној кореспонденцији.
• Пренос телефонске поруке: да бисте позвали претплатника, затражили да примите телефонску поруку, да пријавите пуно име. и њихов положај и лице у чије име се преносе информације, ваш број телефона.
• Јасно и читљиво диктирајте текст телефонске поруке. Замолите претплатника да поново прочита снимак како би се избегле грешке у преносу.
• Проналажење и снимање долазног броја под којим је телефонска порука регистрована у организацији претплатника.

Како узети?

Како је примљена телефонска порука? Овај процес укључује дословно снимање поруке, накнадни дизајн и регистрацију у складу са правилима која су на снази у организацији, као и брз пренос примљене поруке на рад.

• Пошто је примио телефонски захтев да прихвати телефонску поруку, пре свега, биће потребно направити нацрт, односно, буквално, записати или уписати пренешени текст на рачунар.
• Проверите исправност снимљене поруке, односно поново прочитајте текст запосленом који шаље телефонску поруку.
• Да би сазнали од позиваоца име, позицију особе у чије име се порука шаље, излазни број под којим је регистрована телефонска порука и информације о запосленом који преноси информацију (положај и име).
• Навести долазни број, под којим је телефонска порука регистрована у организацији домаћину, као и положај и пуно име који је примио поруку.
• Након тога је потребно доставити примљене информације формулар документа и региструјте (пример је приказан телефонски приказ испод).

Општи услови за регистрацију

Тренутно, постоје само препоруке о томе како уредити телефонску поруку, тако да се правила за пренос и пријем телефонске поруке утврђују упутством о управљању документима које је усвојено у организацији. Постоје опћи захтјеви, према којима би требало писати телефонску поруку:

• Примљена порука се издаје на посебном празном листу или на посебном обрасцу који је одобрила организација. Дозвољено је да у организацији домаћину буде одобрена инструкција „Дневник телефонског пријема“, која садржи одјељке за биљежење свих потребних података о овој врсти информација. Сама телефонска порука се уписује директно у дневник, чији се узорак може видјети у чланку, без додатне регистрације у облику потребног обрасца.
• Правна ваљаност документа потврђују се обавезним реквизитима: улазни и излазни регистрациони бројеви, подаци о особи која је послала телефонску поруку и прихваћена (позиција, име и презиме, лични потпис). Поред тога, треба да наведете назив организације одакле је послата телефонска порука и датум пријема.
• Специфично време пријема информација такође може бити наведено у форми.
• Датум телефонске поруке је дан када је порука примљена од стране претплатника (осим ако није другачије одобрено упутства за рад у канцеларији организације).

Ко треба да потпише?

По правилу, телефонска порука се саставља у једној копији (различит број копија може бити одобрен упутством за административне радове организације) и не преноси се на претплатникову организацију на папиру. У том смислу, може се поставити питање: како документ треба потписати запослени који су примили и прослиједили такву поруку, као и особе у чије име се та информација преноси?

Приликом упућивања телефонске поруке од стране запосленика организације која преноси, документ у потпуности наводи детаље за постављање три потписа:

• пренео поруку.
• прихватио поруку;
• службеника у име кога се шаље телефонска порука.

У овом случају, само службеници организације који преносе телефонску поруку потписују документ. Прималац прави свој примерак на сличан начин, али га само запослени који га прима.

Регистрација

Приликом регистрације телефонских порука, требате се руководити и правилима која су одобрена од стране стандардног упутства о службеничком раду организације. Ако процедура за додјељивање броја овој врсти документа није регулирана, могуће су сљедеће опције:

• Најприступачнији и најчешћи начин је снимање примљених телефонских порука у општи дневник долазне кореспонденције. Са серијским регистрационим бројем дозвољено је додељивање абецедног индекса који указује на овај тип преписке.
• Креирајте посебан дневник у организацији у којој ће се одвојено водити регистрација телефонских порука.

Како и колико телефонских порука је похрањено?

Према постојећим листама које регулишу процедуру и рокове чувања архивираних докумената, дневник за евидентирање одлазних или долазних телефонских порука треба шармантно чувати у архиви организације 3 године. За саме телефонограме није успостављен јасан редослед складиштења. Стога, руководство организације има право да самостално одреди како ће извршене телефонске поруке предати архивском складишту. Дозвољено је, на пример, да се поднесе документ за предмете који се односе на предмет прослеђених информација, а затим да се он архивира на начин који се примењује за чување предмета ове врсте.