Писмо захтјева: узорци и примјери, правила за израду
Саставни и важан дио модерне пословне кореспонденције је писмо захтјева. Узорци и примери формулација представљених у чланку, као и прописана правила за писање, помоћи ће вам да правилно саставите потребан текст и уредите га у складу са обичајима канцеларијског посла. Нудимо вам корак по корак водич за писање ове врсте захтјева.
Опште информације
Писмо захтјева је релевантно у случајевима када његов аутор треба да прибави од других особа било какве информације, документе, договоре или друге пословне активности. Може се упутити и на име одређене особе (директор, директор, шеф одјела, итд.) И на организацију у цјелини. Ваш захтев за помоћ мора бити у складу са опште прихваћеним правилима у пословној кореспонденцији.
Писмо је лице компаније, чак и мале ствари су важне. Одштампајте је на заглављу потписаном од стране овлашћеног лица и печатом (ако постоји). Одговоран је за избор фонта, његову величину и изглед текста на страници. Не занемарите поља, црвену линију и параграфе. Често се први утисак састоји само од гледања документа.
Корак 1: Наведите адресата
Ако напишете безлично писмо упућено одређеној компанији, онда ће највероватније завршити на рецепцији или у канцеларији, затим на управнику и, као резултат, на директном извршиоцу. У горњем делу текста наведите тачан пуни назив организације најбоље додати другу правну адресу.
Као што је горе поменуто, најбоља опција је она са одређеним адресатом, односно лично упућеним захтјевом за помоћ. Увек покушајте да контактирате име и презиме. На пример, “Драги Алекандер Викторовицх!” Или “Драги господине Сцхвартз!”. Дакле, ви, прво, изражавате своје поштовање према особи, а друго, захтев упућен одређеној особи намеће му одређене обавезе, одговорност за његово разматрање и спровођење.
У неким ситуацијама, логично је да се као адресар користи група особа, одређени тим или дио њега. Ово је тачно у случајевима када се писмо за слање шаље на неколико адреса. Употријебите сљедећи текст: “Драге колеге!”, “Драги рачуновође!”, Итд.
Фаза 2: Комплимент
Добро је да службено писмо захтјева садржи комплимент његовом адресату. Чинећи то, чини се да одговарате на његово легитимно питање: "Зашто се обраћате мени са овим питањем?". Може се уочити прошла постигнућа и личне квалитете особа, статус компаније, итд. Конкретно, користите следећи текст: „Ваша компанија је водећи добављач ...“, „Помогли сте многим људима у решавању сложених питања у овој области ...“, „Ваша организација је водећи стручњак на тржишту у области ...“, итд. комплимент ће бити када писмо са захтјевом (узорци и примјери у тексту) има нестандардни карактер, а прималац мора бити уређен за себе. Обратите пажњу на квалитете и услуге које су релевантне за ваш захтјев. Међутим, не препоручујемо прекорачење врло фине линије између доброг и исправног комплимента и грубог ласкања.
Фаза 3: Оправдајте захтев
Сваки захтјев мора бити образложен, јер прималац мора знати зашто се пријављујете њему. Према томе, има смисла да се то доведе у средиште ствари. У овој фази, препоручујемо да узмете три најувјерљивија аргумента која би се требала уградити у текст слова према схеми: средња снага, слаба, најјача.
Захтјев може имати другачији ниво сложености и морате бити спремни на чињеницу да прималац неће увијек бити заинтересиран за његову имплементацију. У том смислу, неопходно је увјерити га да његова имплементација има потенцијалне користи за њега. Заинтересујете примаоца да озбиљно схвати ваш документ.
Писмо захтјева може садржати приједлог да се оствари одређена привлачна прилика за то.
Примери формулације
- "Подузетни и пословни људи у свим временима нису се само залагали за материјални успјех, већ и за особни раст, како би их људи заувијек памтили због њихових добрих дјела, како би добили њихово поштовање."
- "Наравно, ваш главни циљ је да повећате животни стандард грађана града." Конкретно, ова формулација се може користити када се замолница упућује на захтјев, на примјер, о обезбјеђивању просторија за вртић, уређење дјечјег игралишта итд.
Такође можете да изговорите проблем који је релевантан за примаоца, да му покажете како му ваш захтев може помоћи у његовом решавању или у остваривању одређених могућности.
Дешава се да немате шта да понудите другој страни, или је то непримерено у овом контексту. У овом случају, најоптималније рјешење је прича о значају вашег захтјева. Опишите ситуацију што је могуће вјерније и потпуније, тако да је, како кажу, потребна душа. Ако сентиментални тренутак у вашој причи недостаје а приори, донесите чињенице и усредсредите се на узрочно-последичне везе. Реците нам шта ће се десити ако вам се одбије или, напротив, пристанете да помогнете.
Фаза 4: Поставили смо захтјев
Када је прималац морално спреман да прихвати ваш захтјев, може се навести. Саставите кратки текст, избегавајући дуге и замршене реченице, као и двосмисленост или потцењивање. Писмо захтјева (узорци и примјери формулација у тексту) требају бити сажети и јасни у значењу. Дакле, ако тражите да купите било коју опрему за компанију, онда наведите комплетност, цену и количину:
“За опремање хитне службе болнице потребан је нови аутомобил, чија је цена 3,5 милиона рубаља. Молимо вас да нам помогнете у његовом стицању. "
Или, на пример, захтев да се смањи закупнина треба да се наведе: “Молимо вас да смањите закуп за просторије на 500 рубаља. по квадратном метру за стабилизацију економске ситуације. "
Фаза 5: Ми сумирамо
На крају писма, ваш захтјев треба сажети. Поновите и поново се усредсредите на чињеницу да прималац прима накнаду у случају да вам он затражи помоћ. Међутим, ово би требало да мало измени текст захтева. Враћајући све на исти примјер о смањењу најамнине, нудимо сљедеће ријечи:
"Ако се слажете да смањите закуп до нивоа од 500 рубаља. по квадратном метру у време стабилизације садашње економске ситуације, моћи ћете да допринесете очувању више од 20 радних места, а нећете претрпети губитке због потпуног недостатка плаћања. "
Запамтите, важно је поновити не само захтјев, већ и корист која се може постићи њеном имплементацијом, и она не мора бити материјална. Многе велике компаније вољно дјелују као спонзори, инвеститори и баве се добротворним радом.
Сматрамо да сада, након проучавања процеса у фазама, нећете имати питања о томе како направити писмо захтјева. Довољно је узети у обзир сва правила пословне кореспонденције и неке нијансе. Предлажемо вам да истражите и други пример.
Пример
Драги Феликс Петровицх!
Ваша компанија се већ неколико година организује. радна пракса студентима у предузећу, помажући им да остваре знање стечено на универзитету у пракси.
Ви, као руководилац кадровског одељења, сте особа заинтересована за привлачење нових запослених, младих и перспективних инжењера и висококвалификованих стручњака. Данас је ова професија једна од најтраженијих. Многи студенти желе да знају о њеним способностима, суптилностима и значају.
У том смислу, молимо вас да организујете састанак главног инжењера са апликантима и студентима 1-2 курса 25. априла у 17:00 на основу вашег предузећа.
Пошто сте данас испричали о предностима и тајнама професије, постављате солидну основу за обуку стручњака и професионалаца сутра. Можда неколико година касније, једна од њих ће довести вашу компанију на нови ниво развоја.
Са поштовањем и захвалношћу,
Ректор Универзитета И.ЗХ.Бицхков
Након прегледа информација о томе које захтјеве треба испунити писмо захтјева, узорци и формулације, лако се можете носити с његовим писањем у пракси.