Номенклатура организације. Типови номенклатуре. Типична номенклатура послова

Номенклатура послова организације ће се нормално прилагођавати током четвртог квартала сваке године. По правилу, ако је предузеће стабилно, резултат таквог процеса је благо усавршавање и, евентуално, мањи додатак, чија је потреба постала јасна у текућем периоду. Ова врста документа је планске природе, будући да претпоставља да њен творац барем грубо замишља наредни период рада компаније, правац његовог развоја и друге елементе који могу захтијевати појашњење. У многим случајевима, номенклатура се саставља једном и захтијева мање ревизије чак ни сваке године, већ сваких 5 или 10 година. Сматра се да је овај документ прописно израђен и узима у обзир све могуће карактеристике развоја. Нажалост, немају све организације области деловања омогућавајући вам да направите тако дугорочне прогнозе са апсолутном тачношћу.

Сврха номенклатуре

Састављање номенклатуре предмета има за циљ јасно консолидовање одређене структуре докумената предузећа и њихово групирање према одређеним карактеристикама. Они иду на конкретне случајеве, који су такође познати као "примарни комплекси". Главни фактор у овој асоцијацији су наслови који морају бити јасни свим заинтересованим странама. Цео комплекс мера се назива “формирање случаја”. Након тога постаје могуће евидентирати документе, систематизовати их, убрзати потрагу за потребним папирима и осигурати њихову сигурност у одређеном временском периоду. Номенклатура послова једне институције, организације или другог правног лица често је полазна тачка за развој других врста класификатора који могу бити потребни за квалитетан будући рад. Између осталог, ово доцумент типе може постати основа за слање докумената у архиву, њихово уништавање и друге врсте обраде, што може бити неопходно само у току рада друштва. Ако се у приватном предузећу или фирми номенклатура уопште не може саставити или врло контингентно саставити, онда за предузећа или институције у државном власништву, то је веома важан документ који мора бити обавезан да учествује у административном процесу.

Структурни поглед

Номенклатура послова - документ који је подељен на неколико главних типова. Један од њих је само структурални поглед. То подразумева да ће се сва раздвајања документације одвијати искључиво на принципу одређеног одељења или организације од које је дошао. Главна карактеристика регистрације у овом случају је захтјев да се узму у обзир особитости организације. То значи да морате разумети значај одређених одељења. Таква номенклатура послова организације, чији је узорак приказан у табели испод, обично почиње са јединицом која је одговорна за израду овог документа. Разлог је врло једноставан - овај наизглед сасвим обичан папир може постати камен темељац свих процеса који се одвијају у компанији. Наравно, веома је важно. А ако је то тако, онда је његов конститутивни одјел препознатљив по свом наглашеном значају. Након тога, преостале подјеле, у мјери у којој су оне важне, завршавају са најнебитнијим структурама које немају посебну улогу у активностима компаније, као што су јавне организације или синдикати.

Пример тачних и нетачних опција компајлирања:

Као што можете да видите, прилично јасан систем је изграђен у левој колони. У секретаријату се формира већина докумената. Овде је укључена и номенклатура организације. У оквирима се врши избор свих других људи који ће радити у компанији, па се не може занемарити ни његова важност. Рачуноводство је веома важно, јер је она одговорна за рад са новцем. Онда све службе које зарађују новац или помажу да зарадите новац могу ићи даље. На самом крају постоји структура која, са становишта компаније, уопште није потребна (мада се запослени можда не слажу са тим). Она не зарађује новац и улази у компанију само у трошкове, захтевајући веће плате, обезбеђујући боље услове рада и тако даље. Десна колона је распоређена по абецедном реду, што је незгодно и погрешно.

Поглед на производњу и индустрију

Овај тип подразумева да ће се компајлер првенствено фокусирати на врсту активности којој овај или онај папир припада. То је један од најразумљивијих типова које номенклатура послова организације може узети. Узорак може изгледати као списак задатака које је компанија решила, подељена по колонама. На првом мјесту може бити “Организација активности”, затим “Управљање особљем и особљем” и тако даље. По именима можете одмах схватити који се документи могу наћи у конкретном случају, што је један од задатака формирања номенклатуре. Треба напоменути да је управо та опција једна од најтежих на путу, јер немају сви тако развијену машту и разумевање апсолутно свакога, чак и најмањих нијанси рада компаније. Са таквим системом, првих неколико година номенклатура је веома фрагментиран документ, који се постепено гради у елегантну структуру, разумљиву свим заинтересованим странама.

Фунцтионал виев

Овај поглед је најједноставнији. Номенклатура послова у школи се често ствара управо на овај начин. Његова суштина лежи у ономе на шта се документ односи и ко га је створио. То јест, ако је у претходном случају већи нагласак био стављен на то које поље дјеловања припада том или оном папиру, у овом случају, то је више битно о чему се ради или ко га је створио. На пример, “Вођење евиденције” може бити на првом месту, “Упутство” може да се настави, и тако даље. Главни недостатак овог приступа је његова мала погодност. За разлику од претходне две опције, са таквим решењем проблема, није увек могуће наћи потребне документе тачно где, са становишта одређене особе, морају бити.

Индивидуална номенклатура

Под овим типом појављује се номенклатура послова одјела, одјељења или неке друге структуре која постоји у организацији. То је конкретна листа докумената са којима они раде овде и нигде другде. Он је што је могуће специфичнији и често се мијења, јер се имена и врсте радова којима људи раде стално мијењају у једном или другом смјеру. Састављање номенклатуре послова такве сорте највећим дијелом се приписује директно особљу овог одјела, јер само они имају прилику да процијене шта и у ком реду би требали бити лоцирани. Креира се на основу стандардног обрасца, обавезног за све одјеле или неке од њих.

Типична номенклатура послова

Ово је основа основе. Садржи основне подсекције и секције, на основу којих ће друга одељења креирати сопствене, проширеније, сличне документе. Ова номенклатура је обавезна за све особе које на овај или онај начин раде са документацијом. Али да би се створила, потребна је одређена полазна тачка, на основу које ће остатак расти. Овај документ представља приближну номенклатуру предмета.

Приближна номенклатура

У основи, овај документ је нацрт који се користи од стране особља секретаријата (или било ког другог сличног одељења) за израду сопственог сличног документа. Најчешће се узимају извјесни просјечни, заједнички за све примјере, који су условно прилагођени потребама садашње организације. Затим, узимајући у обзир постојеће, одговорно лице прима потребне информације од дотичних структурних подјела, проучава га и на основу свега тога ствара такав документ као типична номенклатура случајева. Одмах и од нуле да би било готово немогуће. Често, у многим новоформираним предузећима, структура и друге карактеристике овог документа мијењају се неколико пута док се не изабере оптималан и најпогоднији, не само за једну особу, већ и за све запослене у цјелини.

Подаци за развој

Цјелокупна процедура стварања номенклатуре може се креирати на основу три основна документа која су у једном или другом степену везана за њега. Први је списак стандардних архивских докумената о управљању, који је одобрено од стране Министарства културе у августу 2010. године под бројем 558. Други документ је списак типичних архивских НТД које је одобрио исти орган у јулу 2007. године. Он има број 1182. Последњи користан документ - основна правила архива организација. Одобрен је 06.02.2002. Захваљујући информацијама које су представљене у горе наведеним државним нормама, може се направити приближна или типична номенклатура. Надаље, сваки одјел креира властити сличан документ. На примјер, за главног књиговођу то ће бити номенклатура рачуноводствених послова и тако даље. Службеник, након што је прикупио све припремљене радове, почиње да их анализира. На основу тога, креира се општа номенклатура за организацију у цјелини.

Редослед развоја номенклатуре

Цео процес формирања документа може се поделити у четири главна корака. Избор оптималне шеме и типа, писање наслова заједно са терминима, распоређивање заглавља на прави начин, што је горе описано, а последње је коначна формација и одобрење. На пример, потребна нам је номенклатура послова службе за кадрове. Прво, дефинишемо тачно како ће изгледати. Претпоставимо да сте изабрали функционални приказ. На основу тога стварају наслове. Не треба их одмах смјестити у исправном редослиједу, али се препоручује да се рокови складиштења унесу одмах (у неким случајевима могу бити и оријентирани). Када се то уради, ми узимамо креиране информације и логично их организујемо као важне. Као резултат тога, добијамо кохерентну шему, која остаје само да се правилно изврши и потпише са управом. Боље је разјаснити било какве спорне тачке са заинтересованим особама, тако да наизглед идентични документи не спадају у једну линију, јер су, у ствари, потпуно другачији по својој сврси, форми, припреми, а још више - у смислу њиховог животног века.

Десигн феатурес

У принципу, сам дизајн није ништа компликовано. Дозвољене су неке измене или допуне, али је прилично згодно користити основну форму, коју није тешко пронаћи. Номенклатура послова организације мора да садржи назив самог документа, организацију, регистрациони број и датум, годину за коју се одобрава, и поље за управљање у којем се може потписати потписом “Одобри”. Све је наведено у капи. Затим следи листа са одговарајућим пољима и другим сличним информацијама.

Пример табеле номенклатуре:

На самом крају потписа особе која је била одговорна за израду документа и његовог вође. Као што видите, овде нема ништа компликовано. Главна ствар је да исправно напишете заглавља и правилно одредите рок трајања. Као што је горе наведено, дозвољене су промјене. На пример, у неким случајевима, поље “Маркс” можда није довољно. Креатор номенклатуре може сматрати да је за ефикасност његове употребе можда потребно неколико других колона. У суштини, они могу бити слични истим “маркама”, али информације које ће бити назначене ће бити специфичније, као што је одговорна особа, период за замену копија оригиналима или нешто слично. Овде је потпуно и потпуно зависна и од самог предузећа и од креатора номенклатуре, од његових знања, карактеристика и вештина.

Резултат

Номенклатура послова организације важан је документ неопходан за квалитетан и ефикасан рад. Посебно у смислу тока посла. Може се поделити на неколико типова и типова, од којих сваки има своје карактеристике и може бити погодан и незгодан у датој ситуацији. Формирање номенклатуре није посебно сложено, већ захтијева пажљив и промишљен приступ, без обзира на одабрани облик или тип. Процес стварања је првенствено везан за формулацију наслова и дефиницију периода чувања документације. Све врсте номенклатуре морају бити договорене у писаној форми са управом како би се избјегли могући проблеми у будућности. Сва лица која на овај или онај начин раде са документима су дужна да узму у обзир специфичности формирања предмета и информације наведене у одговарајућој номенклатури. Исправан, тачан и пажљив приступ стварању овог документа у великој мери олакшава даљи рад сваког одељења и организације у целини, што заузврат има позитиван ефекат на економске перформансе и ефикасност рада.