Врсте и класификација докумената. Класификација рачуноводствених докумената

Савремени човек, који обавља делатност на одређеном подручју, често ради са различитим документима. Која је специфичност њихове класификације? Која је могућност идентификације одређених независних категорија извора? Које су специфичности приступа класификацији докумената који превладавају у руским предузећима?

Предмет класификације

Пре него што се говори о приступима подели извора у одређене класе, корисно је одредити шта је стварни концепт документа. Класификација докумената укључује специфичан процес за његову имплементацију. Шта модерни истраживачи разумију?

Према заједничкој интерпретацији, концепт документа може се тумачити као одраз у једној или другој стабилној форми - штампаној или компјутеризованој - информација које су значајне са економског, друштвеног, културног, правног или административног становишта. Оно што је битно је у којој мјери извор информација задовољава критерије усвојене за одређену област у којој се намјерава користити.

Сада постаје јасно да категорије као што су информације и документи, класификација докумената, играју најважнију улогу у пословању и јавној управи, образовању и другим областима људске активности. Употреба одређених критеријума за класификацију извора према одређеној класи даје стабилност систему управљања, образовном програму, легалном и чак политички режим олакшава приступ заинтересованим грађанима траженим подацима.

Критеријуми и карактеристике класификације докумената усвојених у одређеном државном или привредном сектору могу бити веома различити. Узмите у обзир оне које су се појавиле у савременој руској пословној пракси. За почетак, дефинисаћемо основни термин у питању.

Дефиниција класификације

Шта је класификација докумената? Може се сматрати процесом и феноменом. У првом случају, термин треба схватити као процедуру за додјељивање извора одређеном типу на основу генерализирајућих својстава. У другом тумачењу, класификација докумената је шема у којој се процес проводи, о чему се расправља у првом случају.

Критеријуми за класификацију

Избор карактеристика којима се поједини извори генерализују у класе може се извести из различитих разлога. Све зависи од праксе која се развила у одређеној грани тока посла. Основа за класификацију докумената може бити природа информација садржаних у њима. Дакле, уобичајено је подијелити информације које су присутне у изворима на три главне врсте: ретроспективна, актуална и проспективна. Класификација докумената може се извршити на основу функција које извор обавља. Распон таквих - најшири. Постоји комуникативна, менаџерска, референтна, правна, културна функција.

Унутар сваке класе докумената најчешће се издвајају додатне категорије извора. На пример, ако је основа за њихову класификацију функција, онда међу документима за које је карактеристично да је обављају - најчешће су то закони - могу се формирати додатне групе извора. Тако се формира систем класификације докумената. На пример, извори који обављају законску функцију могу укључивати прописе, рачуноводство и финансијска документа. Класификација регулаторних докумената може подразумијевати и њихову подјелу на додатне категорије. На пример, када су у питању закони, они могу бити федерални, регионални или општински.

Документи у пословању

У руској пословној пракси, класификација докумената укључује идентификацију двије главне групе извора. Која је њихова суштина? Прво, постоје документи који одражавају општа питања активности организације, као и она која се односе на управљачке активности, и она која одражавају аспекте управљања предузећем. Њихова компилација обично не подразумијева уску специјализацију по послу, али у фирми се могу примијенити различита ограничења за приступ њима.

Друго, постоје документи који се односе на функције одређених одељења компаније. Они се могу односити на активности рачуноводства, продаје, маркетинга, продаје, развоја, итд. У овом случају, њихово формирање може захтијевати само исту уску специјализацију: мало је вјеројатно да је стручњак за продају или програмер добро упућен у замршеност рачуноводствене документације.

Поред две главне групе извора, врсте докумената и њихова класификација у пословању могу се пружати у широком распону сорти. Размотрите неке популарне интерпретације одговарајућих приступа.

У руском пословном окружењу, такав критеријум за класификацију докумената као њиховог дигиталног или папирног статуса је чест. Иако извор може имати исти садржај, и то у облику компјутерске датотеке иу формату за штампање, класификован је у два различита типа.

Ова методологија је делимично подржана од стране законодавца: на пример, методе аутентификације дигиталних и папирних докумената могу се значајно разликовати. Штампани извори требају бити потписани и печатирани, док електронски морају бити цертифицирани посебним алгоритмима шифрирања, који се називају електронски потписи.

Прималац може класификовати и изворе. У оквиру овог критеријума, они могу бити лични или колективни (типични). У другом случају, они могу стећи карактер локалног регулаторног акта. Примери таквих докумената су листа особља, колективни уговор о раду. Особни извори могу укључивати оффице ноте.

Преузето на руском класификација предузећа документи у папирологији такође подразумевају поделу извора на различите типове у зависности од њиховог нивоа аутентичности. Документ може бити оригиналан, представљен као дупликат, као копија. Ово друго, пак, може бити једноставно или овјерено - правна снага извора у овом случају ће највероватније бити другачија.

Интерни и екстерни извори

Класификација докумената у папирологији у предузећу може значити њихову подјелу по подријетлу. Дакле, извори могу бити интерни - формирани у оквиру структуре предузећа, или екстерни. Први може укључивати, на примјер, редослијед главе, биљешку о уреду, овај или онај опис посла. Примери докумената друге врсте - пословно писмо, комерцијална понуда.

Главни критеријум за класификацију докумената као унутрашње или спољашње је законска независност организације. То не мора увек бити у корелацији са економским. То јест, ако је извор формиран од стране једног ЛЛЦ или ЈСЦ и преноси се на адресу другог правног лица, сматраће се екстерним за партнера, чак и ако прва компанија поседује контролни удео у другом.

Рачуноводствене евиденције

Међу кључним типовима пословних докумената - рачуноводство. Који се извори односе на њега? Рачуноводствена документација је скуп писаних доказа који потврђују чињенице о спровођењу одређених пословних активности или право предузећа да у њима учествује. Класификација рачуноводствених докумената усвојених од стране руских предузећа укључује следеће критеријуме.

Прво, одговарајући тип извора може бити класификован у зависности од дестинације. Дакле, документи могу бити административни, ослобађајући, дизајнирани или комбиновани - комбинујући неколико знакова.

Друго, класификација рачуноводствених докумената може укључивати њихову подјелу на примарну и консолидирану, у зависности од редослиједа припреме извора.

Треће, документи који се односе на рачуноводствене активности могу се подијелити у једну или другу категорију у зависности од садржаја пословања. Према томе, извори могу бити материјални, везани за монетарне трансакције, као и израчунати.

Сврха рачуноводствених докумената

Изнад смо приметили да се, у зависности од сврхе, документи рачуноводствене природе могу сврстати у три главне врсте: административни, извршни и дизајн. Постоје и извори који комбинују карактеристике које су карактеристичне за више типова докумената одједном. Размотрите ову шему детаљније. Чињеница је да је таква класификација правних докумената веома раширена у руским предузећима. Биће корисно проучити његове карактеристике.

Уобичајено је да се позивају на административне изворе: наређења руководства, наредбе и упутства које издаје управа, као и оне које извршавају надлежни службеници пуномоћја. Кроз ове документе, пословне структуре одговорне за стварање важних одлуке о управљању одобрава оне или друге радње подређених јединица или запослених у циљу обављања пословних активности. Међутим, информације садржане у административним документима, које обично нису евидентиране у интерним рачуноводственим регистрима, као чињенице које се односе на директно извршење пословних трансакција, не садрже.

Извршним документима могу се обухватити извори као што су товарни лист, акт о прихватању, налог, захтјев. Још једно уобичајено име за овај тип извора је ваучер. Они се састављају у тренутку када се пословна трансакција директно спроводи. Подаци који се налазе у извршним документима уписују се у рачуноводствене регистре предузећа.

Постоје извори који комбинују карактеристике карактеристичне за административне и извршне документе. Међу њима - платни списак или, на пример, готовински налог.

Што се тиче извора дизајна, њихова главна сврха је да припреме рачуне који одражавају чињенице садржане у административним и извршним документима. То се обично приписује различитим врстама изјава - штедњи, амортизацији, расходима, одражавајући израчуне по стандардним трошковима, као и различите врсте референци.

Постоје и други разлози за класификацију докумената у рачуноводственој индустрији. Тако се дистрибуира модел у којем одређене типове докумената и њихову класификацију одређују рачуновође у зависности од једног или више знакова сљедећег спектра: намјена, садржај пословања, износ средстава у трансакцијама, број фиксних процедура, начин попуњавања.

Специфичност примарних докумената

Међу најважнијим документима рачуноводственог типа - примарни. Они евидентирају чињенице извршења одређених пословних трансакција у предузећу. Ови документи указују на то да је компанија пружала робу или пружала услуге које су плаћене. Изнад тога, приметили смо да је код руских предузећа заједничка подела извора на унутрашње и спољашње. Може се примијетити да класификација примарних докумената савршено корелира са одговарајућим критеријем. Постоје основни документи унутрашњег порекла - акти или рачуни формирани од стране стручњака особља, а постоје и спољни извори које су управљала друга правна лица. То могу бити и рачуни, акти и други захтјеви.

Примарни документи су класификовани као извршни или ваучери. Они су основа рачуноводства. Ова врста докумената је један од основних алата за одржавање економске одрживости предузећа. Постоје бројни захтеви за њихов дизајн. Размислите о њима.

Карактеристике рада са примарним документима

Примарни извори у руским предузећима треба да буду формирани на руском језику. Они би требало да буду креирани у стабилној документарној форми - на папиру или у облику досијеа који се налази на поузданом медију. Примарни документи требају бити састављени на основу стандардних образаца који су усвојени у индустрији или препоручени од стране одјела кроз те или друге регулаторне акте.

Погрешни уноси у примарне документе не могу се исправити цртањем исправних слова или бројева на врху оних који су већ на папиру. Неопходно је прецртати нетачне информације, а затим написати преко њега исправан текст, као и оставити коментаре предвиђене правилима рада. Истовремено, постоје документи који се не могу исправити без координације са одговорним службеницима или руководством организације.

Чим примарни извор буде доступан рачуновођи, треба провјерити исправност облика, тачност бројева, текст. Сви потребни подаци морају бити проверени. Рачуновођа, који прегледава примарни документ и проверава да ли је исправан, на прописан начин уноси у њега садржане информације у регистре. Сам документ се обично означава како би се спријечила поновна употреба релевантних информација.

Пословне трансакције подлежу фиксирању у релевантним регистрима према хронолошком редослиједу у којем су извршене. Такође, у већини случајева, рачуновођа треба да евидентира информације о пословним процедурама на посебним рачунима.

Примарни извори класификовани као монетарни треба да буду означени посебним печатима: у зависности од специфичне процедуре, одговарајући графички елементи могу садржати информације о пријему извора или о плаћању за робу или услуге из документа. Примарни извори треба да се чувају у рачуноводственом одјелу за периоде утврђене законом.

Примарни и консолидовани извори

Главне класификације докумената које су се појавиле у руској пословној пракси такође подразумијевају одабир консолидованих извора у засебну категорију. Која је њихова специфичност? Чињеница је да се консолидовани документи формирају на основу примарних. Како тачно?

Примарни документи претпостављају фиксирање сваке независне економске операције. То може бити пријем одређених материјала у производном одељењу, испорука готових производа потрошачу, платни списак, друге операције са у готовини.

Ови примарни документи који су по природи хомогени за одређени атрибут су комбиновани у консолидоване изворе. У већини случајева, они су један од елемената рачуноводствених регистара, које смо већ споменули. Пример консолидованог извора: дневник, изјава, машински извештај. Регистри, ако разумију консолидоване изворе, могу се користити у сврху накнадне анализе података везаних за пословне трансакције.

Разноврсност приступа

Размотрили смо карактеристике класификације докумената, чији су критеријуми утврђени у руској пословној пракси. Наравно, у другим областима могу се усвојити и други критерији. Класификација архивских докумената, медицинских, историјских и других извора може се извести из више разлога. Релевантни критеријуми могу бити наведени и на нивоу званичних правних аката и на изворима који су се појавили као елемент праксе који се развио у одређеној области.