Врсте и функције докумената

Свака компанија, предузеће, организација формира прилично велики број различитих врста и врста документације. Неке од њих су дизајниране да пружају спољну комуникацију, док друге могу директно да обезбеде интерне организационе структуре из разних разлога. Које су функције докумената у организацији?

Приликом формирања целокупног система документационе подршке (ДЛ) формирани су различити системи докумената, укључујући административне документе, рачуноводство и извештавање, особље, итд. Стога, радећи са њим, не треба заборавити на везу са системом власништва над документима. Постоје одређени захтеви у области структуре, дизајна и његовог садржаја. Поред тога, важно је разумети којој врсти документа припада и коју функцију обавља. Овај чланак се фокусира на концепте и функције докумената.

Шта је документ?

Дакле, генерално, главна активност организације је формирање докумената. Функције које извршава документ су различите. То укључује, на примјер, и логистичку и организационо-административну. Документ је опипљив предмет који потврђује одређено право некога или неке чињенице.

Истовремено, он може доказати идентитет особе или бити доказ нечега. Поред тога, документ се сматра начином да се садржи информације у којима је ментални људске активности као и свака животна чињеница. У Русији се овај термин појавио из времена Петра И. Тада је тако означен писани доказ. Након тога су почеле да се појављују друге дефиниције, као што су "акт", "званични документ", итд.

Двосмислен концепт

Све друштвене активности користе горе наведени термин. Истовремено, у сваком правцу активности институције, организације или индустрије постоји директна дефиниција овог концепта. Међутим, данас има толико мишљења о овом питању да није могуће дати недвосмислену дефиницију појма “документ”. Функције докумената су интересантне.

Сваки стручњак који обавља своју делатност у области документације или канцеларијског посла има своје разумевање овог аспекта, иако је формално дефинисано законом.

Најмодернији у овом тренутку сматра се информативним начином чувања докумената него на опипљивим медијима. И свака организација има свој дјелокруг рада у области документације, у вези са којим се документи могу класификовати из различитих разлога. Затим разматрамо функције регулаторних докумената, у зависности од њихове сврхе и других знакова.

Класификација докумената по договору

Према именовању, документи су: организациона, административна, извјештајна, статистичка, образовна, методичка, научна, техничка, кадровска и многи други.

У зависности од функције коју обављају, разликују се следеће врсте докумената:

• наређења;
• наређења;
• све врсте извјештаја;
• упутства;
• акти;
• протоколи;
• Хелп;
• празнине, итд.

Класификација докумената путем снимања информација

С друге стране, они су подијељени методом фиксирања информација. То укључује писане, графичке, фото и видео документе. Могу се налазити и на опипљивом медију иу информативном облику (на компјутеру, на интернету, итд.).

Постоје документи намијењени за вањски и унутарњи рад. Изглед укључује улазну и излазну документацију. Према степену сложености (сложености) превладава следећа класификација: једноставна и сложена. Једноставни документи су документација која претпоставља постојање једног питања, а сложена садрже одређени број питања.

Класификација степена публицитета

У зависности од степена публицитета информација, документи су отворени и ограничени у приступу, тј. Са различитим степеном тајности: потпуно тајни, повјерљиви итд.

Треба нагласити правну снагу:

• оригинал;
• дупликати;
• фалсе (лажно).

Први тип садржи податке који потврђују њихову поузданост и исправно се компајлирају и извршавају. Такви документи могу бити важећи и неважећи ако је рок важења истекао или је отказан замјеном другим актом. Цјелокупне информације пружене овом врстом нису правно обвезујуће.

Дупликати су копије докумената. Лажно садржи лажне информације о некоме, састављене у погрешној форми и супротно закону.

Класификација по роковима и обавезна

Што се тиче извршења, постоје:

• хитне, које захтијевају извршење документа у прописаном року;
• не-хитно.

У погледу складиштења треба навести трајно и привремено. Последњи рок трајања је до десет година и више.

Према степену посвећености могу бити:

• обавезни, односно морају се извршити без изузетка и имати надлежност;
• информативне, које би садржале информације о активностима компаније.

Класификација по степену уједињења

По степену уједињености, документи се деле на одређене врсте. Међу њима су:

• специфични - једнократни документи;
• типично - комбиновање хомогених информација;
• шаблон - са претходно припремљеним штампаним текстом, који се мора попунити као резултат коначне регистрације у датој ситуацији;
• унифиед.

У потоњем, локација текста треба да буде на левој страни листа, а на десној страни су линије. Релевантне информације се уносе у дигиталном или текстуалном облику у дијелу гдје се налази ред или таблица (примјерице, студије случаја).

Историја документације

Као што видите, не постоји општа класификација докумената, упркос чињеници да се у анализи посматрају бројни типови докумената. Још у КСВ-КСВИИ вијеку. структура канцеларијског посла је била прилично велика, иако су међу документима превладавали само документи, казне и казне. Али сваки од ових типова је имао много типова, на пример, наређења су подразумевала документацију која је долазила од гувернера, а писма су била документа која су упућивана наређења на бојаре, уредне људе, итд.

Функције

Главне функције докумената подијељене су на опће и посебне. И сваки документ може извести много њих одједном, што донекле помаже да се смањи број радова потребних за рад.

Уобичајене функције документа укључују:

• информативни - када је било који документ намијењен очувању информација;
• социјални - документ је друштвено значајан предмет, за његово стварање потребна је друштвена потреба;
• комуникативни - документ је средство комуникације међу организацијама, предузећима, предузећима, итд.;
• културни - дјелује као начин очувања културних обичаја.

Овај метод очувања је добро применљив у обимним документима, укључујући документацију научне и техничке природе, где је јасно разрађен степен развоја друштва.

Посебне функције докумената укључују:

• управљање - документ је метод управљања који се односи на организациону и административну документацију;
• правно - чува и мења законске одредбе и друштвеноправне односе (то укључује законодавну и правну документацију, укључујући и документе са привременом правном функцијом).

Такође, документи могу бити историјски извор са садржајем прошлих података, на пример, о појављивању писарског рада, документације, у општој документацији.

Функција управљања документима је додијељена малом броју радова који су створени у процесу јавне активности.

Елементи документа

Важно је нагласити да документ садржи многе дијелове. Ове ставке се називају детаљима. Размотрите концепт реквизита.

Ово је саставни дио приликом формализације службених докумената. Закон предвиђа само тридесет детаља са њиховом директном регистрацијом у облику докумената. Они садрже различите врсте скупова ових елемената. Њихов број у документу подразумијева сврху његовог стварања, као и сврху, захтјеве за регистрацију.

Документација пружа ограничен скуп ових дијелова. Ако се не унесу или унесу погрешно, документ постаје неважећи и сходно томе губи правну снагу. При томе, без стављања потребних података о форми документа, даљња интеракција са другим организацијама је немогућа. Према томе, неопходни подаци су уско повезани са документацијом, јер директно утичу на тачност дизајна сваког документа институције.

Закључци

Тако се анализирају врсте и функције докумената и Узимајући у обзир важно питање у области документације и уредског рада, треба напоменути да је документ сада саставни дио сваке активности. Без ње је немогуће, укључујући производњу и рад сваког предузећа или организације. Пошто главне функције документа садрже садржај информација, он се сматра важним аспектом како у спољашњој тако иу унутрашњој структури компаније, институције итд.

Сходно томе, у осигуравању интеракције структурних јединица било које институције, користи се документација. Такође је важно у квалитету извештавања за владине агенције које спроводе инспекције организација. Информације које су наведене у документу су, прије свега, докази да су те информације извршене.

Процес документирања је у великој мјери обавезан, стога је прописан законом и прописима, што осигурава законитост и легитимност. Брзина којом руководство (руководство) доноси исправну одлуку зависи од тога како се документ исправно и брзо обрађује и извршава. То је правилна организација активности предузећа, укључујући управљање документима, службенички рад, који помаже да се осигура ред унутар институције. Овакав систем гарантује складну интеракцију између структуралних делова организација.