Зашто су вам потребне инструкције за рад у канцеларији

Већина људи сретно не познаје тако досадно питање као што је обим примјене упутства за употребу. Чињеница је да је овај документ строго посебан, може се рећи, бирократски. Једино када се суочи са потребом да се припреме документи, особа може да схвати перспективу и мудрост чија је замисао био први приручник. Хајде да разумемо замршеност проблема.

Папирологија - шта је то?

У свакој организацији, у предузећу постоји потреба за објављивањем одређеног броја докумената. Неки регулишу сопствене активности, други - односе са партнерима и тако даље. Јасно је да се сва ова питања баве специфичним људима и да су различити. Сваки запослени има не само свој поглед на ствари, већ и своје искуство, вјештине и способности стечене током година. Испоставља се да идеја о облику и садржају истог документа може бити потпуно другачија. Ако дозволите да ствар узме свој пут, онда ће у истој организацији бити створен папир, који ће имати различите форме, изглед. Људи замењују међусобно на радном мјесту, ће постати збуњени, изгубити податке. Али сваки документ није само папир са текстом, већ и судбина одређеног запосленог или пројекта. Многи од њих морају се чувати годинама тако да особа може потврдити чињеницу свог учешћа у раду предузећа (на примјер, кадровска документација). Поред тога, врста писаних извора информација служи као нека врста "лица" компаније. Да би ујединили документе, они су измислили тако нешто као што је папирологија. У ствари, то је скуп правила која описују термине и методе рада са папирима, њиховом облику, типовима и тако даље.

Правила писања

Инструкција о канцеларијском раду је формални документ који се ствара на постојећој законској основи. То јест, подаци на основу којих је састављен морају бити унети у његов први дио. То су сви правни документи који се односе на документацију и информације које се односе на одређену организацију. Морам рећи да је документ обавезан за владине агенције и локалне власти. Остатак може да прихвати и одобри по вољи, што се у пракси често ради у циљу олакшавања и оптимизације у управљању активностима. Осим тога, проток докумената, према важећем законодавству, провјеравају посебна тијела. Сходно томе, инструкција о канцеларијском раду постаје погодан алат за управљање који ће помоћи да се организује унутрашњи рад организације, као и да се заштити од непотребних приговора од стране контролора.

Ко је одговоран за развој

У свакој организацији постоји запосленик чије дужности укључују документацију. То је мисија израде ове збирке оптималних правила. У његовом развоју обично учествује адвокат. За то је потребно одређено вријеме, посебно у тешким случајевима гдје се организација бави објављивањем многих докумената. Препоручује се да се коначна верзија не одобри одмах, без правне експертизе. За период израде цјеловитог текста креира се привремена инструкција о управљању документима и ступа на снагу. Његов текст може бити стандардан, препоручен за владине агенције. Затим се усавршава на специфичне услове у којима компанија послује. Упутство о службеничком раду сматра се важећим ако га одобри руководилац нивоа на који се односи (за одељење, организацију или њен део). Односно, има смисла одредити услове и смјернице за формирање докумената. Можда је за различите одјеле потребна различита документа, нормализовање облика и метода обраде папира. На пример, инструкција о канцеларијском раду у окружном суду ступила је на снагу релевантним налогом.

Организација акције документа

Упутство за остваривање својих циљева треба да се пренесе сваком запосленом. Пожељно је да се његова електронска копија налази у свакоме чије дужности укључују припрему докумената. Чињеница је да она не укључује само правила за писање и формирање папирних извора информација, већ садржи и њихове форме (апликације). На пример, обрасци писама, наредби и других докумената који се формирају у предузећу морају бити приложени. Такве "ситнице" такође треба прописати, као што су локација текстова, поља и тако даље. Сваки запослени мора својим личним потписом потврдити чињеницу упознавања са упутством. Да би се обучавали људи, препоручује се да се са њима воде редовни часови, током којих је потребно појаснити његове одредбе, дати примјере. Надаље, одговорно лице прати извршење инструкција.

Структура документа

Не постоје писана правила која би регулисала шта треба да буде укључено у инструкцију. Његова структура је једноставна: опћи дио, тематски дијелови и додаци. Препоручује се да се наведе број позиција на које се документ односи, нормативне и правне акте на основу којих је документ састављен. Обавезно наведите особу која надгледа њено извршење. Највеће семантичко оптерећење су тематске секције. Они конкретно описују документе и њихове захтјеве. Потребно је обратити пажњу на правила регистрације, пролаза, архивске похране папира. Пожељно је у последњем делу да се опишу методе за допуну или измену овог документа, случајеви у којима се то ради.

Апплицатионс

Ово је најфункционалнији дио приручника. Садржи све узорке докумената. Отворивши апликације, сваки запослени мора да види шта се тачно формира у организацији, које параметре ови папири имају, како их користити. Често се састављају у облику дијаграма, гдје су назначени сви параметри. Поред тога, има смисла ставити временску линију директног значаја у тијек рада. На пример, колико дана је дато за регистрацију или разматрање документа, када би требало да буде архивирано или уништено, колико би требало да се складишти, и тако даље. Важно је навести начине одобравања, потписивања и ступања на снагу.

Посебни случајеви

Инструкција, коју користе сви, може садржати дио који се односи на документе за ограничену употребу. То се дешава када организација ради са информацијама које се односе на државне тајне иу другим случајевима. Понекад морате да развијете посебну инструкцију која ће регулисати радни процес за службену употребу.

Контрола

Правила за регулисање и праћење докумената треба да буду јасна и транспарентна. У које време, ко и када се врши контрола, потребно је у тексту упутства назначити. Поред тога, постоји потреба да се опише одговорност за непоштовање одредби упутстава. Свака нијанса може да утиче на активности предузећа. Осим тога, документи се користе на суду, особље - утиче на судбину запосленог. Тачност њихове компилације понекад добија највећу важност. Према томе, особа која врши контролу треба да преузме одговоран однос према својим дужностима, враћајући на ревизију оне папире који нису у складу са упутствима.