Процесни приступ у управљању. Процесни приступ управљању
Савремене реалности захтевају да се управљачки апарат прилагоди окружењу које се динамично развија, уз жестоку конкуренцију. Мишљења професионалаца у овом погледу се разликују. Неки потпуно поричу значај организационих и економских метода, други предлажу да се именује особа одговорна за сваку функцију управљања.
Практично искуство показује да употреба само функционалног приступа доводи до смањења ефикасности управљања. У чему је суштина других метода управљања? На шта се фокусира процесни приступ и које су његове користи?
4 приступа управљању
У савременом управљању постоје четири типа који вам омогућавају да другачије сагледате процес организације и управљања. Ово је квантитативни процес приступ, систем, ситуационо, настало у двадесетом веку.
Приступ | Садржај приступа |
Квантитативно | Настао је 1950. године, са развојем егзактних наука. Рачунари, достигнућа математике, физика су почели да се активно користе у управљању. Дизајнирање виртуалних модела за алокацију ресурса, управљање залихама, одржавање, стратешко планирање, итд. |
Процес | Оснивач смјера је А. Фаиол, вријеме настанка је друга деценија двадесетог стољећа. Према приступу, контрола је представљена као континуирани процес или циклус. Његова основа се састоји од главних функција: планирања, организације, мотивације и контроле. |
Системски | Појавио се средином двадесетог века. Организацију сматра отвореним системом који је у интеракцији са спољашњим од стране медија. Унутрашње окружење садржи елементе подсистема: подјеле, технологије, нивое управљања. |
Ситуационо | Формирана је 60-тих година КСКС вијека. Присталице приступа препоручују методе управљања на основу ситуације и фактора окружења. Ефикаснији је метод који одговара преовлађујућим околностима. |
Приступ управљања процесима
Савремени процесни приступ заснован је на системском приступу управљању и сваку организацију сматра јединственим организмом. У сваком предузећу се одвијају разни пословни процеси, на улазу добијају ресурсе, а на излазу дају полупроизвод или производ. Читав циклус је затворен у вези са пуштањем готових производа, услуга.
Овај приступ се састоји у таквој организацији рада која се заснива на подјели цјелокупне дјелатности предузећа на пословне процесе, а управљачки апарат на блокове. Цео систем се може представити у облику дијаграма, ланца са одвојеним линковима - операцијама. Крајњи резултат производног ланца постаје производ. Везе одговорне за одређени пословни процес формирају се из структурних јединица.
Основе процесног приступа
Да бисмо га учинили разумљивијим, сви смо поставили постулате у табели испод.
Процесни приступ је заснован на неколико принципа. | Главне карактеристике приступа |
|
|
Проблеми са имплементацијом процесног приступа
У теорији, процесни приступ изгледа једноставан и логичан, али се његова имплементација у активностима предузећа покаже као тешка. Истовремено, ваља обратити пажњу на реалне примјере, практичне резултате других организација, мишљења професионалних консултаната. За сваку организацију, имплементација непотврђене теорије претвара се у велике монетарне и друге трошкове.
Практична примјена процесног приступа повезана је са низом проблема:
- управа уводи процесни приступ управљању само на формалном нивоу;
- створени систем не одговара стварној ситуацији у организацији;
- покушај увођења неформалног приступа;
- менаџери не доживљавају приступ као нову организациону идеологију;
- управа не размишља о потреби регулисања процеса или не зна како да их управља;
- менаџери нису спремни за драматичне промјене, на примјер, ревидирање структуре компаније;
- недостатак компетентности, мотивације, посвећености, упорности у оптимизацији процеса.
Процесни приступ у организацијама и систем управљања квалитетом
Један од главних захтјева ИСО 9001: 2000 је имплементација процесног приступа. Према стандарду, потребно је разликовати процесе и организовати њихово управљање, али се не даје специфичан систем акција.
Многи менаџери, почевши са радом на стварању система управљања квалитетом, сматрају да је његова имплементација неформална. Истовремено, они наглашавају колико су значајне очекиване промене на боље које се дешавају како се оне спроводе, а не сам сертификат КМС. У пракси, имплементација пројекта ствара потешкоће. Они плаше руководство организације која одлучује да се ограничи на поштовање формалних ИСО прописа.
Тако КМС остаје на формалном нивоу. Као резултат тога, фрустрирани кадрови са негативним ставом према самом систему и процесном приступу.
Методе преласка на управљање процесима
Сви су приказани у табели:
Фулл метход | Пролазни метод |
Процесни и системски приступ заснива се на раздвајању пословних процеса на основу тренутне организационе структуре. Након тога долази до преласка у процесну структуру. Његова основа је неколико одредби. | Процесни и ситуациони приступ. Менаџмент идентификује пословне процесе од краја до краја за које припремају опис тока посла и редослед рада. У следећој фази они су, у правилу, матрични, укључени у нову процесну структуру. |
|
|
Шта даје опис и регулацију процеса?
Повећана ефикасност није директно повезана са регулацијом процеса. Описи и прописи можда нису у предузећу. Рад ће и даље обављати запослени према прихваћеним правилима, јер особље зна процес производње. Таква организација рада доводи до трајног губитка ресурса. Опис и регулација процеса нуди низ могућности:
- Активности унутар стандарда, поновљивост процеса стварају могућности за управљање.
- Идентификација проблема, тешки моменти, губитак ресурса у процесу имплементације.
- Развој мјера за побољшање процеса.
- Искуство и знање о радним процесима који се могу пренети новим запосленима, огранцима, другим организацијама.
- Имплементација бенчмаркинга, поређење ваше компаније са конкурентима ради побољшања пословних процеса.
- Интерна ревизија.
Регулација доноси ефекте, ако их прати анализа, развој и имплементација побољшања.
Идеологија процесног приступа
Процесни приступ и његово стварно, а не формално, увођење у систем управљања узрокује многе потешкоће. Изазов за лидерство је недостатак лидерске квалитете и вештине за ангажовање особља. Промене у стварању нових система морају се прво појавити у умовима радника.
Ангажовање запослених је олакшано ако се овај приступ схвати као идеологија. Прво, идеја продире у умове људи, а затим постаје средство. Тада ће особље бити спремно да примени нове методе и програме, за које се мора охрабрити.
Закључак
У многим земљама свијета, процесни приступ управљању се доживљава као главни фактор пословног успјеха. Није случајно да је она постала основа стандарда управљања квалитетом. Ефикасност приступа још није потврђена стварним примјерима имплементације у руским предузећима. Постоји неколико примјера као и нове користи од имплементације стандарда. Разлог је што су многе организације једноставно промениле терминологију: постојао је одјел продаје, постојао је процес продаје. Шефови дивизија су постали власници процеса.
Приступ управљања процесима је главни алат међу алатима које менаџмент користи за реорганизацију система управљања.