Правила пословне кореспонденције: примјери. Електронска пословна кореспонденција: правила регистрације и одржавања

Успех у активностима било које организације, комерцијалне компаније или предузећа је нераскидиво повезан са културом понашања и етикете. Увек треба водити рачуна о свим акцијама шефа, запослених добра правила и прилагодити ситуацију.

Један од најважнијих делова етикете је пословна кореспонденција.

Процјењује се да је скоро 50% времена на послу одговорно за упознавање са папирима, поштом. Али то је неопходно, јер компетентна пословна кореспонденција може значајно повећати промет компаније, убрзати интеракцију различитих служби и одељења.

Наравно, овде постоје одређени обрасци и они ће дефинитивно бити разматрани у овом чланку. Правила пословне кореспонденције су одавно стандардизована. Постојећи ГОСТ Р.6.30-2003 ће помоћи да се исправно постави текст на листу, предложи како направити увлаке, маргине, фонтове. Пословну кореспонденцију карактерише уједначеност и поновљивост говора.

Међутим, свако писмо је индивидуално. Велики отисак на њега намеће идентитет пошиљаоца, његову позицију, ситуацију и адресата. У извесној мери, пословна кореспонденција је комбинација креативности и напорног рада.

Врсте пословне кореспонденције

Циркулација докумената се врши на папиру и електронском поштом.

Сва кореспонденција у предузећу може се поделити у следеће групе:

- званична / незванична преписка;

- унутрашње и спољашње.

Званична кореспонденција укључује комерцијалне понуде, захвале и гаранцијска писма, трговински споразуми, налози о предузећу, службене дужности, упити, захтјеви, захтјеви.

Неформална кореспонденција укључује разне честитке од пословних партнера, купаца, запослених; саучешће, извињења, позивнице и захвале.

Интерни документи се користе само између одељења једног предузећа, а спољни документи су изван његовог делокруга.

Правила пословне кореспонденције: Интерни садржај

Главни захтев је краткоћа и капацитет слова. Немојте растезати текст на неколико страница. Најбоља опција је да се држите унутар једне.

Правила пословне кореспонденције подразумијевају искључивање сложених, неразумљивих, страних и високо специјализираних ријечи и израза из текста. Сви предлози треба да буду кратки, са главним мислима аутора и без "воде".

Избегавајте двосмислена тумачења у писму, иначе ће у случају спора бити теже бранити ваше гледиште и доказати да сте имали на уму одређену фразу.

Правила за формализацију пословне кореспонденције захтевају од писца да се по имену обрати адресату, испред које је назначена жалба „Драги ...“. И будите сигурни у “вас”, чак и ако постоји добро пријатељство са примаоцем писма.

У уводу се, поред навођења имена и презимена, пише и главна сврха поруке. Примери пословне кореспонденције знају довољно шаблона и печата за такве случајеве: "У вези са претходним писмом ...", "Подсећамо вас ...", "Информишемо ..." и друге.

Неповољан одговор примаоца (одбијање предлога, из сарадње) омекшава фразу: "Нажалост, не можемо користити предложене услове ..." или слично.

Спољни дизајн папирологије

Свако пословно писмо мора бити написано на меморандуму компаније са подацима о компанији и свим контакт подацима.

Обавезно наведите тачан датум документа.

Горњи десни угао листа заузимају иницијали адресата и адреса предузећа примаоца.

Раздвојите текст у семантичке параграфе како бисте лакше читалишту разумели и схватили. Не више од 4-5 линија.

Упишите све речи великим словима - лоша форма.

Документи се могу приложити уз писмо. У овом случају, они су наведени у посебном реду у доњем левом углу листа. За пословну етикету, одговор на писмо мора бити примљен у року од 10 дана. Ако проблем захтева више времена за његово решавање, прималац мора о томе обавестити.

Након писања, обавезно поново пажљиво проверите текст за грешке, како правописне тако и граматичке. Ако имате времена, вриједи одгодити писмо и вратити се касније. По правилу, постоје нетачности које се прво не примећују. Најважнији такав савјет у случају одговора на жалбу клијента. Не би требало ни да сметате особи са неписмено састављеним писмом.

Када се документ пише и проверава неколико пута, одштампајте га формат папира А4. Ова величина се стандардно користи за било коју преписку, чак и ако сам текст заузима само половину листа.

Пре штампања, проверите мастило у штампачу да бисте избегли замућење и напрезање на излазу.

У неким случајевима, можете приложити своју посјетницу документу и приложити тискани лист транспарентној датотеци.

Корпоративна коверта са логотипом компаније такође се сматра добром формом.

Правила пословног комуницирања на неформалном плану често су више емоционална него у пословним папирима, а мање печатирана. Скраћенице, употреба шарених придјева су овдје прикладне, на примјер, у честиткама: дивно, суосјећајно, љубазно.

Бусинесс Емаилс

Чињеница да не шаљете кореспонденцију у коверти преко поштанске мреже не треба да буде опуштајућа. Правила пословне кореспонденције су примјењива у овим случајевима.

Компетентне и исправне електронске пословне поруке стварају позитиван имиџ како компаније тако и одређене особе. Углед у послу вреди много!

Основна правила кореспонденције путем е-маила

Користите своју пословну е-адресу само за жељену сврху.

Забележите име поштанског сандучета. Не дозволите да се ради о погрешним именима, као што су "бебе", "супермени", чак и ако су наведени на енглеском транскрипцији.

Увек попуните колону "субјект", у супротном ваше писмо може бити у спаму. Описи попут "план", "листа", "комерцијална понуда", "извјештај" неће радити. Може бити доста сличних слова у пријемном сандучету примаоца. Наведите што је могуће специфичније о томе шта је ваша порука. Не користите више од пет речи. Напишите тему са велико слово. Нема потребе ставити тачку на крају.

Ако пошаљете одговор на претходно примљено писмо, не заборавите да избришете натпис „Ре“ у субјекту.

Комуникацијски стил

Задржите формат пословног писма. Уклоните претећи, просјачан, обавезујући тон.

Правила електронске пословне кореспонденције не дозвољавају употребу емотикона, великог броја питања или ускличници у тексту.

Будите љубазни. Обавезан поздрав на почетку и опроштај са саговорником на крају је добар тон. На пример, "С поштовањем ..." или тако: "С поштовањем ...".

Пословна е-пошта и њено „златно правило“: не мешајте неколико различитих тема у истој поруци. Боље је послати низ писама.

Е-пошта би требало да буде двоструко краћа од папира.

Рад са прилозима

Ако има превише информација за слање, не стављајте све у текст писма, већ га приложите у одвојеним документима у прилогу.

Ради лакшег приступа примаоцу, преименујте документе које сте припремили на разумљива имена. Ово ће показати ваш интерес и победити. Размислите о томе колико радних фасцикли прималац има на рачунару и како ће тражити ваше писмо међу њима.

Обавезно пријавите датотеке које се шаљу примаоцу тако да их не сматра насумичним вирусом. Архивирајте велике документе.

И најбоље од свега, превелике прилоге (од 200 кБ) треба послати другим средствима, на пример, преко фтп сервера.

Формати као што су ЦОМ, ЕКСЕ, ЦМД, ПИФ и други, неки маил сервери не дозвољавају и блокирају.

Ако је било неколико прималаца вашег писма, не будите лењи сваки пут да обришете све доказе о масовној пошиљци. Такве сувишне информације уопште нису потребне примаоцу. Помоћи ћете тиму "скривене копије".

Правила за обављање пословне кореспонденције путем е-маила подразумијевају обавјештавање друге стране о пријему кореспонденције. Ако тренутно не постоји могућност одговора, обавестите саговорника. Задржите историју кореспонденције како бисте избегли даљња питања и поступке.

Када је значај и хитност одговора дозвољено додатно обавестити примаоца телефоном, Скипе или "ИЦК". Ако се после овог позитивног резултата не може постићи, поново се подсетите.

Често се дешавају случајеви када се, када се тражи документ, одговори као празно писмо са приложеном датотеком. То је неприхватљиво. Примери пословне кореспонденције обухватају обавезно постављање релевантних информација у тело документа. На пример, овако: "Шаљем неопходне податке вашем захтеву."

Не заборавите да наведете координате на крају писма: све доступне начине комуникације, позиције, веб странице компаније, линкове на друштвене мреже.

Када пишете контакте организацији, дајте што више информација - телефон са кодом града, адресу са индексом. Уосталом, ваша комуникација се одвија не само са становницима вашег региона. Са свим подацима ћете бити лакше контактирати.

И последње правило: ко је започео кореспонденцију, мора окончати електронски дијалог.

Закључак

Пословна кореспонденција је деликатна ствар. Понекад је један поглед довољан да се формира одређено мишљење о особи и организацији коју он представља. Познавање правила пословног писања може увелике помоћи у вашој каријери.