Канцеларијски посао у предузећу. Номенклатура је то?

У свом раду, свако предузеће се бави масом докумената и папира. Њихова јасна класификација је неопходна за систематизацију, контролу и за ефикасно доношење одлука. На крају крајева, ако би рачуноводство или кадровска служба једноставно саставили документе без додељивања броја и датума, онда би било једноставно немогуће разврстати налоге и извештаје. А да бисмо брзо пронашли у архиви одређеног случаја, потребан нам је један директоријум, који је номенклатура случајева. Номенклатура је састављена листа свих нумерисаних случајева.

Сврха номенклатуре у предузећу

Без јасне систематизације архива створио би хаос. Пошто је номенклатура важна компонента рада сваког предузећа, важно је одредити њену вредност.

1. Пре свега, могуће је брзо тражити тражени случај користећи његов серијски број или датум регистрације. Све информације о томе гдје се тај или онај папир налази се могу наћи у директорију гдје је све групирано према одређеном атрибуту.
2. Номенклатура се користи за додељивање одређене таблице лиценце документу, у складу са његовим атрибутом. На пример, све наредбе за отказ може почети словима ПУ, а извјештаји порезу - ОН.
3. Номенклатура је главни критеријум приликом одабира докумената које је потребно архивирати. Такође, информације из номенклатуре могу се користити за уништавање документације, ако је истекла.
4. Без ове систематизације не би било могуће похранити привремене датотеке. Они би морали стално да описују шта треба много времена.
5. Неопходан у архивама.

Типови номенклатуре

Номенклатура предмета може бити представљена у три облика: типична, примјерна и индивидуална.

Типична употреба истог типа предузећа, на пример, из исте индустрије. Међутим, то се не односи на сва ова предузећа и представља регулаторни документ.

Приближна је препорука за организације које се баве појединачним дјелатностима.

Ова два типа се развијају. јавне услуге рад у канцеларији и потребни су за употребу. Најчешће се односи на наслове, наслове докумената. Ретко се могу прилагодити специфичности предузећа.

Индивидуална номенклатура послова се развија искључиво унутар организације. Користи се само за интерну документацију.

Састављање класификационе листе

Ако новоформирано предузеће нема номенклатуру установе, препоручује се да се књига и класификациона листа почне градити што је прије могуће. Ово се може урадити на два главна начина: да се повери спровођење кадровске службе или спољне организације специјализоване за вођење евиденције.

У првом случају, значајна предност је да можете развити номенклатуру искључиво за предузеће, узимајући у обзир специфичности производње и индивидуалне карактеристике. Али велики недостатак је то што не сви ХР стручњаци знају како да правилно организују овај посао. У том процесу можете направити много грешака које ће довести до губитка важних докумената.

Друга опција је позвати професионалне службенике и платити им накнаду за израду номенклатуре. Минус - морате потрошити новац. Плус - рад ће бити обављен ефикасно и брзо.

Фазе формирања

У процесу израде листе докумената потребно је проћи кроз неколико главних фаза, без којих се номенклатура организације неће квалитативно извршити и не може се користити.

1. У првој фази, номенклатуру потписује запослени одговоран за архиву.

2. Надаље, руководилац службе за вођење евиденције треба да се упозна са припремљеним материјалима и, ако је све у складу са нормама, знак.

3. Тада ће стручна комисија предузећа договорити номенклатуру. Након састанка сачињен је протокол.

4. Након тога, готова номенклатура се шаље на разматрање стручној верификационој комисији релевантне архивске организације. Ово би требало урадити једном сваких 5 година (ова фаза се не односи на организације које се не преносе у државу за складиштење).

5. И последњи додир - потпис шефа организације на врату одобрења.

Након успешног завршетка свих пет тачака, номенклатура је спремна за употребу.

Пример израде номенклатуре

Пошто је номенклатура списак докумената састављених на одређени начин, он има типичну структуру. Размотримо примјер како би класификација требала изгледати у папирном или електронском формату:

На слици је приказан општи поглед на номенклатуру:

На крају године, одвојена колона попуњена је евиденцијом о укупном броју покренутих предмета у архиви, уништена.