У циљу издавања плата запосленима у предузећу, у рачуноводству се користи специјализовани регистар плата. На основу овог регистра, могу се издати и аванси, обрачунате надокнаде и бонуси.
Плате запослених могу се издавати у готовини и безготовинском облику. Када картични систем безготовинског рачуноводства није потребно попунити комплетан регистар трошкова. За овај случај развијен је платни списак Т-51. Овај образац је поверљив и не предвиђа оквир за потписивање. Укупна акумулација за запослене се дистрибуира на личне банковне рачуне.
Регистар плаћања за безготовински трансфер готовина мора да садржи бројеве личне рачуне запосленима. Типично, таква изјава у било ком облику развија банку кроз коју се врше плаћања. Поред тога, за погодност кредитирања средстава за пластичне картице, кредитна институција обезбеђује електронске програме који аутоматски дистрибуирају средства без генерисања великог броја платних налога.
Рачуновође користе два типа Т-49 и Т-53 форме за новчане исплате. Образац листе плаћања и плаћања Т-49 садржи прилично детаљне информације о броју дана рада, тарифа и све оптужбе и одбитке. Приликом издавања плате, запосленик се може детаљно упознати са алгоритмом за израчунавање плате и, у случају неслагања, може уложити жалбу на коначни износ. Приликом примања средстава, запослени се потписује у посебној кутији.
Скраћени облик платног списка може се сматрати обрасцем Т-53. Ово је најчешћа каса која је погодна за примену у компанијама са великом листом запослених.
У неким случајевима, компаније финализују јединствен образац узимајући у обзир специфичности накнада. Таква промена је дозвољена, али уз услов очувања у облику обавезних редова. Измена је прописана у анексу рачуноводствених политика компаније и одобрена од стране директора
Обрасци Т-49 и Т-51 могу се сматрати најдужим за попуњавање. Ако се прорачун попуни ручно на папиру, онда је посебно важно да се уочава тачност приликом писања бројева, јер исправке у изјави нису дозвољене.
Службени наслов изјаве мора садржавати назив организације, рок за подношење документа благајнику за уплату новца и укупан износ трошкова. Регистар запослених може бити састављен по броју особља или по абецедном реду. Други начин је најпогоднији када се тражи наплата за потписивање. Платни списак потписује директор и главни рачуновођа, а затим шаље благајнику на плаћање.
Према правилима за попуњавање примарних рачуноводствених докумената, исправка информација се даје само у екстремним случајевима. Пре него што настави са издавањем готовине, благајник је обавезан да проверава цео документ и, ако се пронађе грешка, врати образац за ревизију.
Ако је платни списак већ почео, нетачне информације су пажљиво прецртане, а тачне информације се пишу на врху. Приликом измене регистра, исправљене цифре су оверене од стране запосленог коме се те информације односе. Такође у линији ставите датум промене. Ако се ова правила не поштују, платни списак ће изгубити своју ваљаност.
За пријем средстава, сваки запослени је лично. Са њим мора имати документ који потврђује његов идентитет. У белешкама у колони благајник ставља ознаку на који је документ представљен. На крају периода издавања, платни списак је затворен. Благајник пажљиво прегледава све записе и, ако постоји недостатак потписа, ставља натпис “депонован” у линију. Неплаћени износ се враћа рачун за поравнање. На крају табеле израчунавају се износи издатих плата и депонованих средстава, који, када се додају, треба да се поклапају са укупним износом документа.
Свака рачуноводствена исправа мора бити пажљиво провјерена и одобрена од стране одговорне особе. Након пребројавања готовог новца који није тражен, благајник компаније пише цасх ордер о висини издате плате, чији се број евидентира у изјави. На основу таквог примарног документа на рачуну ће се направити одговарајућа преписка. Облик платног списка евидентира се у посебном часопису у којем се биљеже датум издавања, износ изјаве и период.
Након што је платни списак затворен, он се ушије у посебну фасциклу у којој се прикупљају сви регистри за годину. Архивско складиштење таквог документа траје 75 година, будући да овај регистар служи као извор информација које могу бити потребне при израчунавању пензија и накнада, као и за провјеру исправности оптужби од стране пореских органа. Електронско складиштење није дозвољено, јер образац мора да садржи стварне потписе запослених.