Како организовати протокол састанка?

Протокол о састанку је информативни и регулаторни документ, који евидентира цијели процес дискусије о постављеним питањима, као и одлуке донесене током овог састанка. Одржавање овог документа је важан и обавезан део сваког састанка, на којем у великој мери зависи од тога колико ће се ефективно доносити одлуке о одређеном питању.

Регистрација записника са састанака утврђених Грађанским закоником Руске Федерације. Члан 181. 2 дефинише основне обавезне услове и редослед којим се састанак евидентира. Како правилно уредити протокол? Које информације морају садржати записник са састанка?

Ко узима записник?

Одговорност за пријаву састанка и даља исправна регистрација документа је додељена секретару састанка. Они могу бити особе које обављају функцију секретара у организацији, или било који други запосленик овлаштен за обављање те дужности. Најбоље је да особа именована од стране секретара разумије питања која су постављена на састанку. Међутим, ако је секретар ангажован на активностима у другом подручју, он има право да поставља појашњена питања током састанка, што ће омогућити изузетно прецизно евидентирање читавог процеса састанка.

Поред једноставног снимања састанка, секретар је задужен за припрему састанка. Ово може бити компилација листе присутних, схема делиберативног процеса, рад са записницима претходних састанака. Ово је неопходно како би се на дневни ред ставила листа питања која треба поново расправљати.

Празне, потребне секције

Израдити протокол упутства за папир Препоручује се употреба посебног обрасца. Да ли користити ову препоруку зависи од одлуке власника (менаџера) организације. Најчешће се штампани обрасци користе за пријаву у државне, општинске и градске власти. Већина приватних организација користи обичан шаблон штампан на рачунару и украшен на папиру формата А4.

Без обзира на врсту обрасца, документ мора да садржи обавезне одељке (погледајте пример протокола за састанак доле у ​​чланку):

• Име структуре (организације) у којој одбор ради.
• Хеадлине
• Датум и број протокола за регистрацију.
• Место (град) где се одржава састанак.
• Питања (дневни ред).
• Главни део.
• Потписи председника, секретара и учесника састанка.

Записник са састанка саставља се на основу снимака, укључујући аудио или видео, које је секретар сачинио током дискусије. Документ се издаје до пет радних дана, осим у одређеним случајевима када су други услови одређени по налогу управника или прописима о одређеним врстама састанака.

Заглавље протокола

Наслов документа садржи име, ријеч "Записник", као и назив састанка (у овом случају, овај састанак) и (или) колегијално тијело које одржава састанак. На пример: "Записник о производном састанку."

Број, датум, место

Сваки протокол састанка мора имати индекс, односно серијски регистрациони број. Одређује се редним бројем састанка који се одржава од почетка календарске године (у образовним организацијама могуће је водити евиденцију бројева од почетка школске године). Ако се записник са састанка привременог управног одбора региструје, нумерација се води за мандат.

Датум документа ће бити дан састанка. Ако су питања разматрана дуже од једног радног дана, сви датуми од почетка до краја дискусије треба да буду забележени у записнику са састанка. Узорак: “06/22/2016 - Јуне 24, 2016” или “22-24. Јун 2016.”

Мјесто састављања протокола је географско име насеља у којем дјелује ово колегијално тијело. Овај одељак можда није наведен у документу, али само ако назив организације већ садржи назив насеља. На пример: "штампарија града Самара", "Иваново инжењерско постројење" и тако даље.

Обратите пажњу на то како треба започети било који састанак (узорак изнад).

Прологуе

Почетни дио протокола треба саставити са именом и иницијалима предсједавајућег састанка и тајником. Први је запосленик организације овлашћен да води састанак. Положај предсједавајућег у организацији (према попису особља) није наведен у протоколу. Ова особа не мора бити шеф компаније. Изузетак су записници са састанка са директором, где шеф одржава састанак лично.

У секцији "Присутни" треба навести све остале учеснике састанка. То можете урадити, водећи се следећим препорукама:

• Одељак по абецедном реду означава имена и иницијале запослених који учествују у разматрању питања која су стављена на дневни ред и доносе одлуке о њима. Постови нису назначени.
• Ако је на састанку присутно више од петнаест учесника, њихови иницијали и презимена се као додатак протоколу износе у посебној листи.
• Ако састанку присуствују и други запослени у овој организацији или особе позване из других организација, у записник се уноси одјељак „Позван“. Овде се презимена и иницијали наводе абецедним редом, а за учеснике из других организација додатно се прописује њихов положај и назив радног места.
• Сваки од присутних присуствује њиховом учешћу на састанку личним потписом.

Кроз празан ред након одељка „Присуство“ у записник састанка улази се „Дневни ред“. Овај одељак се односи на листу питања која су достављена на састанак. Свака ставка Протокола "Дневни ред" нумерисана је арапским бројевима. За формулисање питања користе се предлози "Он ..." или "Он ..." (види пример записника са састанка на дневном реду у чланку испод). Свака ставка треба да означи лице овлашћено да говори о овом питању: “Известилац: презиме, иницијали”.

Која је разлика између пуног протокола и кратког?

Приликом израде главног документа, важно је размотрити да ли се током састанка одржава кратак или комплетан записник делиберативног процеса. За кратак образац (најчешће се саставља протокол оперативног састанка) у главном делу треба навести следеће информације:

• Питање које је постављено на састанак.
• Известилац о овом питању.
• Одлука је усвојена и усвојена на састанку.

Израда потпуног протокола подразумијева утврђивање не само горе наведених информација, већ и појединости излагања говорника, информација и расправа које су се појавиле током састанка, мишљења изражених од стране учесника, доступних коментара и примједби, као и других детаља.

Главни део

Главни дио протокола састоји се од дијелова о броју питања на дневном реду. У пуној форми документа, сваки дио садржи три дијела, који одражавају процес разматрања питања и доношења одлуке о њему.

Имена делова су означена великим словима из нове линије:

• "СЛУШАЈ." У овом дијелу, под насловом треба навести име извјеститеља о питању које се разматра (у номинативном случају), цртица је изјава извјештаја (од трећег лица једнине). Ако је из било ког разлога немогуће дати изјаву у протоколу, текст извјештаја је приказан на посебном листу као додатак протоколу, ау одјељку „СЛУШАЈТЕ“ напомену „Текст извјештаја (говор, говор) је приложен“.
• "Одржао говор." У овом дијелу, биљеже се презентације других учесника састанка о предмету који се разматра или питања постављена током расправе. У том случају треба навести име говорника (у номинативном случају), а цртица садржи текст питања (изјава).
• "РЕСОЛВЕД" или "ДЕЦИДЕД". Одлука донета на састанку по овом питању је фиксна. Текст одлуке мора бити у потпуности одштампан, без обзира на то да ли се ради о пуној или краткој форми протокола. Током гласања је наведен број гласова који су примљени „за“, „против“ и „уздржан“.

За кратак образац протокола, кратка дискусија о сваком питању представљена је у деловима "СЛУШАЈТЕ" и "ОДЛУЧЕНА". Након потписивања документа од стране секретара и председника, он стиче званични статус и региструје се.

Одлуке донете током састанка саопштавају се одређеним извођачима:

• Предајом копије протокола или изјаве, оверене од секретара.
• Објављивање административних докумената (налози, одлуке, наредбе) о организацији на основу евидентираних одлука.

Како чувати протоколе?

За архивску похрану формирају се протоколи у случају подјеле на врсте састанака. Место чувања таквих докумената одређује или секретаријат организације (организациона јединица) или административно одељење. Време складиштења се одређује у складу са одобреном номенклатуром послова у предузећу.