Ревизија особља. ХР аудит

У многим фирмама постоје ситуације када је неопходно утврдити квалитет рада службе за особље и да се сви њихови задаци обављају исправно. Помоћи ће у томе ревизија. Ревизија особља је нешто без чега ниједна организација не може. Ова процедура помаже да се избегну бројни проблеми и оптимизује рад особља у предузећу.

Концепт ревизије особља

Ревизија особља је процена организационе структуре компаније и њеног система управљања кадровима. Независна је и проводи се у комплексу који има највећи позитиван ефекат за компанију.

Ако овај концепт сагледамо детаљније, онда то значи проверити и анализирати сву документацију која се односи на особље и не само на њу. Проверавају се усаглашеност са законима Руске Федерације (радни, порески и други кодекси и закони) и најновије промене у њему. Такође, утиче и на рад самог особља, што се потврђује анализом економских показатеља.

Немогуће је не сложити се са обимом и користима за све стране у томе. врста ревизије.

Ситуације када је потребна верификација

Ревизије особља треба да се спроводе у следећим случајевима.

1. Приликом замене запосленог одговорног за одржавање кадровске документације. Тиме ће се открити и елиминисати грешке и олакшати улазак у положај новог запосленог.
2. Када се промене у законодавству - сви документи морају бити у складу са важећим прописима, а неопходни додаци и измене морају се одмах извршити.
3. Када се мења руководство компаније. Када преузме дужност, нови шеф мора бити сигуран да нема кршења, а рад се може наставити истим темпом као што је био.
4. Пре различитих провјера са стране. Ово ће дати повјерење не само подјели, већ и цијелој фирми да се закон поштује у односу на запослене.
5. Ако желите провјерити или побољшати рад кадровске службе. Идентификовани проблеми говоре о слабостима кадровског одељења и показују правац његовог унапређења.

Али, наравно, боље је ову процедуру учинити константном (на пример, једном у четвртини или пола године). Ово неће одузети много времена и труда да се то спроведе и донијеће организацијама много више користи него једнократне провјере.

Ко врши ревизију особља у организацији?

Ко је овлашћен да обавља ову процедуру? Ову мисију може обављати кадровска служба компаније или треће стране стручњака из фирми које пружају сличне услуге.

Обе опције су прихватљиве за сваку организацију. Када сами обављате ревизију, морате направити комисију. Требало би да укључује квалификоване стручњаке који имају знање и искуство у вези са законодавством, административним радом и радом са документима. Ово ће омогућити да се идентификују недоследности, кршења и недоследности или недостатак истих.

Позивање спољних ревизора

Ако управа сумња у компетентност својих кадровских руководилаца, боље је користити другу опцију. Ово ће дати независан поглед и процену рада одељења за кадрове са различитих страна и помоћи ће да се то побољша.

Такође, не заборавите да су и најмањи недостаци увек видљиви споља. Запослени који је стално ангажован у истом послу једноставно не може приметити да прави грешке, а позвани ревизори ће их лако видети.

Још једна предност друге опције је чињеница да су ти људи већ стекли искуство, а процедура ће трајати најмање времена уз високу квалитету изведбе. И знање таквих запосленика у вези са попуњавањем докумената, извршавањем уговора и закона на високом нивоу.

Не обраћајте посебну пажњу приликом одабира такве компаније за оглашавање. Боље је знати репутацију рецензија других компанија које су користиле услуге ревизора треће стране. Ово ће омогућити да се избегне нестандардна инспекција и сарадња са бескрупулозним ревизорима.

Методе ревизије

Који су начини за спровођење ове процедуре? Ревизија управљања кадровским евиденцијама може се обавити коришћењем метода као што су:

• Спроводе се организационе и аналитичке провјере извјештаја, докумената и индикатора рада. Идентификација и правовремена исправка грешака у овом блоку вам омогућава да избегнете одговорност (од плаћања казни до кривичних санкција).
• Социо-психолошки - различите врсте анкета и разговора са особљем. Њихов резултат је да добију идеје о жељи запосленика да раде у организацији, о начинима мотивације, о адаптацији и односима у тиму. Овај метод вам омогућава да нађете једноставније и ефикасније начине за повећање ефикасности особља.
• Економске методе - поређење различитих индикатора са опште прихваћеним и унутар-индустријским стандардима. Они помажу да се открије колико је ефикасан рад запослених у компанији.

Наведене методе ревизије су ефикасне и са комплексном употребом и са независним. Свака од њих је од велике користи за компанију, идентификујући проблемска подручја и помажући да се идентификују методе за рјешавање потешкоћа. Заједно покривају све области које утичу продуктивност рада и профит компаније.

Понашање и резултат

Ревизија особља обухвата веома велику количину докумената и информација. Проверава се све што је у вези са особљем: уговори о раду, књиге, услови рада, плате, одмор, трансфери и тако даље. Потребно је много времена и труда од комисије коју је именовала управа (или независни ревизори). Стога је могуће провести ревизију особља на два начина.

1. Селективно - траје мање времена и има за циљ проналажење недоследности у проблемима и слабим местима кадровске службе.
2. Потпуно - цео волумен се дуго проверава. Према његовим резултатима, отклањају се све могуће грешке и даје се комплетан низ препорука за побољшање рада са особљем.

Пронађене недоследности и кршења обично се наводе по ставкама. Истовремено, дат је опис како извршити потребне корекције и временски оквир у којем особље мора то да уради.

Извештавање о ревизији

У ту сврху посебно је развијен образац за извјештавање о верификацији. Може да садржи информације за сваког запосленог, као и по одељењу или документу који се проверава. Што је овај образац точнији, брже је и лакше елиминисати грешке које се могу наћи у будућности.

Посебну пажњу треба посветити и корекцији дефеката. На крају временског оквира потребно је провјерити да ли је то учињено и колико је исправно. Ово ће осигурати да се налози извршавају према плану, а запослени разумију учињене грешке. То ће их заузврат избјећи у будућности.

Користи за компанију

Кадровска политика ревизије даје огроман позитиван ефекат компаније. Након састанка можете бити сигурни да је сва документација извршена у складу са најновијим измјенама у законодавству.

Ово повећава повјерење запослених у управљање. Они могу бити сигурни да су заштићени законом и да се не могу плашити никаквих провјера. Исто важи и за фирму.

Такође, ревизија кадровске документације осигурава да у случају спорова и њиховог рјешавања у суду, компанија неће имати додатних проблема и казни за прекршаје приликом регистрације. Ово не само да штеди новац власника, већ и задржава репутацију одговорног послодавца.